Não é incomum encontrar em empresas, independentemente do seu tamanho ou natureza de operação, arquivos físicos em condições lamentáveis de conservação. Muitas vezes, isso acontece não simplesmente pela falta de interesse em preservá-los, mas por desconhecimento das práticas corretas de cuidado ou pela falta de compreensão da devida importância dessa atividade.
Neste artigo, vamos direto ao x da questão. Nele, explicaremos por que é fundamental preservar sua papelada e como fazer isso de maneira adequada. Com algumas medidas simples, você aprenderá a evitar a deterioração e a prolongar a vida útil dos seus documentos. Continue lendo para descobrir como!
A Preservação de arquivos físicos
A preservação de arquivos físicos no universo corporativo vai além da mera organização de papéis, trata-se de um ponto crítico para garantir a segurança e integridade de informações vitais para o funcionamento da empresa.
Documentos físicos, desde contratos até registros financeiros, carregam dados que fazem parte das operações diárias e das decisões estratégicas de qualquer negócio. A deterioração desses documentos pode levar a perdas irreversíveis, afetando a capacidade da organização de operar eficientemente. Sem contar no aspecto legal, em que o não cumprimento de normativas relacionadas a esse aspecto resulta em penalidades.
Pois bem, já foi dado o primeiro passo para evitar esses problemas. No entanto, reconhecer essa necessidade é apenas parte da solução. A seguir, separamos as principais técnicas e práticas adequadas de preservação:
Armazenamento centralizado
Designar um local específico para o armazenamento de todos os arquivos físicos da empresa é uma ótima medida para conservá-los plenamente. Isso porque, quando não há um critério estabelecido para armazenamento, os documentos acabam dispersos por diversos setores e, frequentemente, expostos em mesas e outros locais inadequados, o que aumenta o risco de danos ou perda.
Assim, optar por uma sala dedicada ao armazenamento desses arquivos, onde a temperatura e umidade podem ser controladas, é uma alternativa excelente.
Organização em pastas
A utilização de pastas, especialmente as do tipo registrador de documentos, é mais uma prática recomendada para proteger os arquivos físicos. Essas pastas, por serem mais robustas e sólidas, oferecem uma camada extra de proteção contra danos físicos. Além disso, ao proporcionarem a opção de separar os papéis em categorias claras e bem definidas, facilitam o acesso, o que, como resultado, minimiza a manipulação desnecessária e evita desgastes.
Limpeza Constante
A cada semana, uma breve limpeza deve ser realizada para remover poeira, sujeira e outros resíduos que possam se acumular nos arquivos. Tal tarefa deve ser realizada com suavidade e delicadeza, utilizando panos secos e macios para evitar danos aos documentos.
Ademais, é importante limpar os locais de armazenamento e as prateleiras onde os arquivos são dispostos. Para isso, recomenda-se o uso de produtos específicos para garantir uma limpeza eficaz.
Manuseio adequado
Ao manusear os arquivos físicos, é preciso ter cautela, evitando dobrar ou amassar. Uma dica válida é abrir as pastas sobre uma mesa plana, jamais sem apoio ou em superfícies irregulares. Quando retirar um documento de uma pasta com garra metálica, tenha cuidado para não rasgar o papel. Por último, é fundamental organizar as pastas nas prateleiras de forma ordenada, alinhada e em posição vertical para facilitar a identificação e o manuseio.
Digitalização de documentos: uma solução eficaz
Apesar das técnicas acima serem eficazes na preservação de arquivos físicos, a digitalização emerge como a maneira mais eficiente de prolongar a longevidade dos documentos. A conversão para o formato digital protege contra a perda física, facilita o acesso e compartilhamento das informações, e também otimiza processos internos.
Além disso, a digitalização proporciona economia de espaço físico e, o que é ainda melhor, com o avanço da tecnologia, a possibilidade do armazenamento em nuvem oferece mais segurança e a conveniência de acessar os arquivos de onde estiver.
Assim, integrar a digitalização como parte da gestão documental da sua empresa é uma estratégia inteligente. Nesse contexto, a Metrofile se destaca como especialista em tecnologia de gestão de documentos, oferecendo soluções completas que abrangem desde a guarda e gerenciamento até a digitalização. Visite nosso site e saiba mais sobre os serviços que oferecemos.
Publicado originalmente em Metrofile
