*Julio Augusto Vidotti

Hoje em dia a dependência do uso de email nas organizações é total.
Outros tipos de comunicação, inclusive a verbal, ficam num segundo
plano. Tudo é centralizado pelo email. “Manda pra mim por email”, “não
tive tempo de abrir os emails ainda”, “não recebi este email me envia
novamente”, são algumas das frases que corriqueiramente ouvimos no
ambiente profissional.

Dezenas ou centenas de emails chegam todos os dias em nossas caixas
de entrada. E outras dezenas tem que ser escritas ou respondidas.
Encontramos-nos totalmente viciados e dependentes dessa forma de
comunicação. Interrompemos nosso trabalho para checar os emails a todo
instante, seja no desktop, no notebook, no tablet ou no smartphone, esteja
onde estivermos.

Temos o email da empresa, o email pessoal, e em alguns casos outros
emails adicionais para outros propósitos. Você já parou pra pensar
quanto tempo você gasta por dia limpando, respondendo ou escrevendo
emails. Pare para refletir quantos emails de fato são destinados única e
exclusivamente para você.

Se tivéssemos uma disciplina em enviar somente para quem deveria
responder, e no máximo copiar uma pessoa para ciência se fosse o caso,
teríamos mais precisão nas informações trocadas, evitando que inúmeros
outros que normalmente são copiados gastassem seu tempo com leituras
e respostas que não se aplicam a eles. Na maioria dos casos trata-se de
informação desperdiçada.

Agora, imagine a quantidade de emails com informações redundantes
que circulam dentro da sua empresa todos os dias, e o quanto são de
fato relevantes para a empresa e que poderiam ser reutilizadas em outras
situações. Saber separar o que é relevante como um todo é um desafio
para os novos gestores de informações, de negócios, de administração, de
finanças, de marketing, de operações e de todas as áreas da empresa.

Informação é um dos maiores ativos da empresa. Da mesma forma que nos
últimos 20 anos estivemos preocupados com as informações de produtos
e clientes onde pudemos organiza-las através de sistemas ERPs e CRMs,
chegou o momento de valorizarmos a enormidade de informações que
circulam em nossas organizações, principalmente aquelas que navegam a
todo instante por emails.

Para resolver ou ao menos minimizar o descontrole no uso de emails
nas empresas é importante repensar alguns processos, resgatá-los e
modernizá-los. Confira algumas dicas para diminuir o uso de email em sua
empresa:

1. Incentive a conversa olho no olho, principalmente quando estiverem em
ambientes próximos um do outro;

2. Ative um sistema de mensageria interna na empresa, onde problemas
rápidos poderão se resolvidos, ao invés de escrever emails;

3. Identifique o que é Informação relevante e comece a preparar uma base
de conhecimento para a sua empresa;

4. Informações como descrição de processos, funções, planos, campanhas,
dentre outros inúmeros assuntos que são requisitadas a todo instante, se
estiverem documentadas em sua base de conhecimento serão facilmente
acessadas;

5. Implemente uma Rede Empresarial para o seu negócio, e mantenha
todos os seus colaboradores conectados, permitindo consultas rápidas e
simples a sua própria base de conhecimento;

6. Reavalie continuamente este processo;

Com essas simples atitudes você observará uma redução progressiva no
uso de emails, e consequentemente uma maior valorização interna das
informações relevantes em sua organização.

Julio Augusto Vidotti - CEO da NewAgent, empresa desenvolvedora de plataforma de
Comunicação Empresarial, desenvolveu carreira na IBM, foi fundador
da BPsolutions, é Alumni AMP da Harvard Business School, e membro
do HBS Alumni Angels Club Brazil.