O setor que promove o uso da informação para o avanço das empresas nos negócios tem diversos nomes. Pode ser que daqui a alguns anos seja conhecido como big data, pode haver até outro termo. Mas por muitos anos ele foi chamado de document management (gestão de documentos). Mas isso nunca foi consenso e está sendo cada vez menos. A última conferência Digital Strategy Forum teve um painel somente para discutir “What is a document?” E as conversas foram acaloradas e sem uma decisão unânime.
Para muitos que trabalham com a informação, um documento é um papel com algo lá que enche aquele espaço. Se ele for scanneado ele deixa de ser documento, vira documento digital, informação digital, record, etc. Esse monte de definições tornam o gerenciamento complicado e briga com a própria evolução do setor. Se um documento fosse conhecido somente como "o que é um documento, ECM, big data", talvez tudo fosse mais fácil.
Então, tudo é sobre informação? Parece que sim.
Seja lá qual o termo que fornecedores ou empresas usuárias usem, o fato é que tudo é sobre o uso da informação para avançar. Física ou digital, se passou por scanner ou veio do banco de dados, não importa. Não falamos de convergência há anos? Pois ela está na nossa frente, pra que renegá-la tentando manter currais ou termos fechados? E a convergência é mais abrangente ainda.
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Hoje em dia tanto funcionários como clientes pedem acesso a alguma informação da empresa. Parceiros de negócio, governos, etc, também. Você tem um sistema que gerencia muito bem a papelada do jurídico e o escritório de advocacia tem tudo na mão na hora que deseja. Mas seu cliente não tem como confirmar o horário da visita do técnico para poder organizar a própria agenda sem ter de ficar a semana inteira de plantão. Que boa gestão de informação é essa?
Um documento para o advogado tem mais valor do que uma confirmação para o cliente. Isso quer dizer que uma é mais informação do que outra ou que sua empresa sequer sabe o que é informação e está apenas gerenciando o que acha que é um documento? Estabelecer o valor da informação é essencial, mas é preciso saber que muitas coisas podem ser informação, certamente um documento é e não se pode desprezá-lo. Mas não só ele.
Prioridade é outra coisa importante. O que deve vir primeiro, o advogado ou o cliente? Não há uma resposta única pra isso. Depende do contexto e as empresas precisam estar preparadas para atender primeiro o mais importante. Não é complicado atender ambos, vários, centenas de demandas ao mesmo tempo. Basta pensar que tudo é informação que precisa ser gerenciada.
