Por José Roberto de Lazari*
Nuvem, virtualização, mídias sociais, mundo digital convivem harmoniosamente (ou nem tanto) em ambientes corporativos com um misto de pessoas, equipamentos, sistemas, processos, documentos e dados, cabendo aos sistemas transacionais, como os ERP, o processamento estruturado das informações mantidas em bases de dados.
Contudo, no contexto atual, tudo é informação, e a recíproca é verdadeira.
Disponíveis no formato papel – que limita sua utilização no tempo e sua distribuição – ou no formato eletrônico, aí sim acessíveis a qualquer pessoa via conta de e-mail, pasta eletrônica ou qualquer sistema web, os documentos se constituem parte integrante dos negócios por carregarem, por exemplo, informações utilizadas na tomada de decisão. Quando contidas em documentos físicos ou eletrônicos, as informações não estão estruturadas como as dos sistemas de gestão e, por isso, têm recuperação menos simples do que as de um banco de dados.
Ao lado desse cenário, destaca-se a forma como as empresas operam, ou seja, se os seus processos são – ou não – formais. Quanto mais informais, maior é a improvisação e menor a padronização na execução das tarefas, reduzindo os mecanismos de aferição e gestão, dificultando a execução da estratégia da empresa dentro dos padrões propostos e esperados.
Tratar insumos e transformá-los em um produto dentro de determinados parâmetros de qualidade e tempo (entrada-transformação-saída) são as metas do processo. No caso de processos de negócio, informações e documentos fazem parte dos insumos que seguem por etapas de transformação, resultando em um produto. Por exemplo, na concessão de crédito, o cliente fornece documentos e informações ao atendente para atualização de seu sistema, que, por sua vez, encaminha os dados e documentos para análise e recebe a autorização para conceder ou não o credito solicitado.
Em um cenário globalizado, onde a expansão das corporações ultrapassa limites regionais, seja com lojas físicas ou virtuais em qualquer parte do mundo, impõe-se uma abordagem de processos e documentos para além do meio físico, que, para produzir resultados esperados, força-as a rever seus processos de negócios e a logística de transporte de dados e documentos.
Essa decisão estratégica de formalizar os processos e viabilizar os negócios tem levado as empresas a adotar soluções especialistas que permitem aos sistemas de gestão reproduzir os fluxos de trabalho e garantir que as etapas de transformação segundo o planejado.
Tradicionalmente, os sistemas são instalados na infraestrutura do cliente, que também se responsabiliza por toda a infraestrutura física, lógica e de pessoal, o que ganha importância quando há necessidade de sites de contingência, com duplicação de todos os itens.
Tal realidade – e o consequente custo dela advindo – é responsável pelo desenvolvimento de poderosa alternativa para minimização dos problemas relacionados à propriedade de software e hardware: a adoção de sistemas baseados em cloud computing, no modelo SaaS, que disponibiliza toda a solução como serviço. A exemplo dos sistemas corporativos de e-mail utilizados há muito tempo, agora, outras soluções para gestão de documentos e processos de negócios (ECM/GED e BPM/Workflow) passam a figurar como opções muito atrativas, eficientes e confiáveis.
Até por questão de estratégia, agilidade, flexibilidade e foco no negócio, entre outros motivos, são aspectos cada vez mais considerados pelas empresas quando da adoção de solução em cloud computing, que agregam às suas vantagens o fato de implementação mais rápida, terem flexibilidade de expansão, nível de segurança e permitirem que a empresa mantenha o foco no seu negócio. Ou seja, adotar soluções em cloud computing é obter o futuro em um click.
* José Roberto de Lazari é CEO da SML
