A Dzyon acaba de assinar seu centésimo contrato corporativo de uso de seu Portal de Armazenamento de NF-e, destinado a facilitar o cumprimento da Cláusula Décima do Ajuste SINIEF 07/05 que determina que as empresas devem manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo de 5 anos para serem apresentadas à administração tributária quando solicitadas.
Criado em parceria com a norte-americana Progress, o Portal de Armazenamento de Nota Fiscal Eletrônica é um inovador sistema baseado nos conceitos de Software como Serviço, ou SaaS, no qual o usuário corporativo paga apenas pelo que usa efetivamente dos programas em execução. A centésima empresa incorporada ao Portal é a Nova Mídia Brasília, empresa com 9 anos de mercado que atua na área de mídia digital e criação de sites e lojas virtuais e utiliza os serviços da empresa para emissão e armazenamento de pelo menos duas mil NF-e mensais por customer.
Segundo a CEO da Dzyon, Francine Nonaka, “o datacenter do portal soma atualmente mais de 25 Gbytes em documentos fiscais armazenados, todos acessíveis em tempo real, a partir de qualquer computador da empresa, para auditorias ou fiscalização da Receita Federal”. A questão da fiscalização é um dos pontos críticos do sistema criado pela empresa a partir da base tecnológica da Progress. Segundo levantamento da própria companhia pelo menos 40% das empresas hoje obrigadas a gerar documentos fiscais eletrônicos não vem mantendo registros digitais em backups facilmente acessíveis ou os mantêm em servidores na própria empresa. “Ambas correm grandes riscos em caso de fiscalização governamental”, diz Francine. “Quem guarda in company tem a impressão de segurança, mas se arrisca a perdas por acidentes além de normalmente não contar com sistemas de recuperação imediata das notas armazenadas”.
Desde 2009 - quando deu início ao lançamento de produtos e serviços para automatização de processos relacionados ao uso de notas fiscais eletrônicas -, a Dzyon tem testemunhado casos de empresas que se veem em maus lençóis, de uma hora para outra, por conta da falta de armazenamento remoto dos arquivos. “Uma grande companhia do ramo de cosméticos nos procurou em situação de desespero depois que a queda de um raio danificou equipamentos e provocou perda total de documentos”, conta a CEO. “Outra se tornou cliente quando foi autuada e não tinha todas as notas solicitadas pelos fiscais”. “Nesses momentos”, diz a executiva, ”o sufoco é geral. Mas depois, a empresa respira fundo e entende que investir em armazenamento remoto não é luxo, é necessidade”.
Novos ares no front corporativo
A mudança de mentalidade tem conquistado espaço entre o empresariado brasileiro, impulsionada pelas demandas da legislação e pelo atrativo custo-benefício relacionado ao uso do sistema Software como Serviço (SaaS). “É uma questão de segurança e praticidade”, diz Francine, “ainda mais se considerarmos que a emissão de notas fiscais eletrônica cresce vertiginosamente”.
Em 10 de junho de 2013, a Receita Federal contabilizou a emissão de 7 bilhões de NF-e por um milhão de emissores em todo o País, em cálculo que leva em conta só as notas fiscais eletrônicas autorizadas. A conta é fechada a cada dez dias, apenas sobre os contribuintes que efetivamente emitiram notas nos últimos 30 dias contados da data de apuração da estatística. “Não há como escapar do armazenamento remoto. É fundamental, sinal dos novos tempos”, diz a executiva. “No nosso portal, por exemplo, a NF-e é armazenada automaticamente, sem a intervenção do usuário. Inclusive, as notas de entrada. Podem ir direto do email recebido do fornecedor para o DataCenter. A partir de então, o arquivo fica armazenado por seis anos (um a mais do que exige a lei brasileira), ficando à disposição do cliente 24 horas por dia para consulta e outras verificações. E com o SaaS, o usuário paga apenas pelo que utiliza – o que é bastante funcional e inteligente”. Além do serviço de armazenamento, a empresa disponibiliza também o software gratuito NotaSoft para emissão da nota fiscal eletrônica .
Benefícios superam custos
O custo médio de armazenamento de NF-e no portal da Dzyon gira em torno de R$ 0,49 por nota – com desconto proporcional ao número de notas. “É um custo necessário”, diz Silvana Amparo, principal executiva da área contábil da Vinícola Góes, empresa paulista com mais de 60 anos de tradição na viti-vinicultura nacional, capacidade de produção de oito milhões de litros de vinho por ano e cliente da Dzyon desde 2005. “O armazenamento remoto de NF-e é importantíssimo. Além de dar segurança, é um trabalho a menos a ser feito internamente pelas empresas”, afirma. “O portal da Dzyon oferece toda a estrutura que precisamos para armazenar, guardar e fazer backup. O serviço é rápido, prático, simples e preciso. Estamos muito satisfeitos e tranquilos”.
Hernan Muttoni, sócio da Compomil Componentes Eletrônicos, também encontrou na ferramenta a solução ideal para a empresa paulista referência em distribuição de elementos eletrônicos. Em 2009, o executivo passou a utilizar o NotaSoft. No entanto, logo percebeu que para cumprir a lei era preciso suprir outras necessidades, como armazenar na nuvem as cerca de 600 NF-e emitidas anualmente. “Não havia tempo a perder e logo passamos a usar o Portal de Armazenamento de NF-e”, diz Hernan. “Além de atender às nossas necessidades, o sistema cumpre a legislação e não há qualquer risco de cair na ilegalidade. Estamos em boas mãos”.
Desenvolvido com tecnologia Progress, empregada por desenvolvedores e empresas em mais de 180 países, o Portal de Armazenamento de NF-e da Dzyon é utilizado por companhias de diferentes portes, de norte a sul do País, com ranking segmentado de 77% para o ramo alimentício, 16% para bebidas e automotivo e 7% para embalagens, cosméticos e serviços. Entre os principais clientes estão o Grupo Habibs (25 mil NF-e/mês), Huf do Brasil (1 mil NF-e/mês), Vinícola Góes (1 mil NF-e mensais) e Newage (11 mil NF-e/mês).
