Em um mercado tão competitivo como o do setor de alimentos e bebidas, é fundamental que as empresas busquem diferenciais para tornar as operações mais ágeis, seguras e eficientes. Diante desse cenário, apostar em ferramentas tecnológicas pode ser um dos caminhos para sair na frente da concorrência. Uma maneira de ganhar em agilidade, economia de recursos e segurança nas operações é com o uso de um software para a gestão do ciclo de vida dos contratos.
Um levantamento da World Commerce And Contracting Association (WorldCC) mostra que as empresas perdem 9,15% da receita a cada ano devido à má administração de contratos. É possível evitar essa perda ao implementar uma plataforma CLM (Contract Lifecycle Management) para fazer a gestão digital dos contratos. Um software CLM garante mais agilidade, controle contratual, transparência, segurança e reduz gastos com impressões e deslocamentos para aprovar acordos, além de diminuir o risco de fugas de valor geradas por descumprimentos e multas
A companhia líder do mercado de bebidas na Colômbia, Postobón, é um exemplo de empresa do segmento que apostou em uma solução CLM. Presente em 90% do território colombiano, com 450 mil clientes na carteira e 11 mil funcionários, enfrentava desafios em diversos departamentos, principalmente o de vendas, devido ao grande volume de contratos. Por mês, eram assinados 10,5 mil contratos manualmente, o que dificultava a agilidade das negociações, levava a um alto gasto com impressão e representava um problema inclusive para armazenagem e segurança, já que eram necessários diversos arquivos físicos
"Com o software de gestão de contratos Webdox CLM, buscamos fortalecer as relações de confiança e credibilidade com os nossos clientes e fornecedores", afirma Humberto Franceschi Arrieta Coordenador Regional de Assuntos Legais da Postobón, e acrescenta que a companhia ganhou agilidade na aprovação e assinatura dos acordos comerciais, além de criar fluxos de trabalho automatizados para garantir a eficiência e a segurança de cada operação.
Porém, essa tarefa de digitalização ainda enfrenta resistência em empresas de diversos portes. Uma pesquisa da Serasa Experian mostra que 63% das empresas brasileiras de todos os portes e segmentos ainda não adotaram o processo de assinatura digital e/ou eletrônica. Além disso, dos empresários entrevistados que já tiveram problemas relacionados à segurança do papel, 76% sinalizaram extravio, seguido de prejuízo financeiro (10%), vazamento de informações (10%) e fraudes de identidade (5
Para ter maior controle sobre as vigências, obrigações e direitos dos contratos, a Premium Restaurant Brands, que representa a rede KFC no México, com mais de 450 restaurantes próprios e franquias no país, optou pela otimização da administração dos acordos contratuais por meio do software Webdox CLM
Para Ulises Vázquez, advogado corporativo e responsável pelas implementações de legaltech na Premium Restaurant Brands, os benefícios são as diversas funcionalidades que a plataforma oferece, como acompanhamento de cada processo contratual através de workflows automatizados, assinatura eletrônica integrada, geração de relatórios de desempenho e um repositório digital centralizado com armazenamento na nuvem. “Com a solução temos uma gestão integral do ciclo de vida dos contratos, desde a solicitação até a execução dos acordos. Com isso, conseguimos beneficiar 11 áreas da companhia, que estão ligadas à negociação e administração dos contratos”, explica
Cintia Oliveira, gerente de vendas da Webdox CLM no Brasil, comenta sobre o impacto da digitalização da gestão de contratos para a indústria de alimentos e bebidas. “Outra vantagem da digitalização de contratos é a rapidez e segurança com que os documentos podem ser compartilhados. Com o software Webdox CLM, por exemplo, você pode padronizar o conteúdo para responder mais rapidamente em diferentes casos e evitar erros nos acordos comerciais. É possível ainda reduzir até 85% do tempo gasto no processamento de contratos, conectando de maneira rápida e eficiente todas as áreas envolvidas na negociação, como a equipe de vendas com a equipe jurídica, por exemplo”.
