Digitalização de acervos, conformidade e conversão de dados para insights acionáveis trazem várias vantagens para as organizações públicas e para os cidadãos
A rede GOVBR permitiu ao Brasil ser reconhecido como o segundo país do mundo com a mais alta maturidade em governo digital de acordo com o estudo GovTech Maturity Index 2022, realizado pelo Banco Mundial. Em apenas um ano, os serviços digitais do governo federal avançaram cinco posições no ranking, mas ainda há muito potencial a ser desenvolvido nas esferas federal, estadual e, principalmente, municipal. A declaração é de Orlando Souza, Vice-Presidente Comercial da Iron Mountain para a América Latina, líder global em armazenamento inovador, infraestrutura de data center, gerenciamento de ciclo de vida de ativos e serviços de gerenciamento de informações.
Em março, os governos de todas as 27 unidades federativas do país passaram a fazer parte da rede GOVBR com a adesão de São Paulo e Maranhão. Quase 200 municípios também estão integrados. “Mas muitos registros ainda continuam sendo feitos em papel. E os anos anteriores à aceleração da digitalização geraram milhões dos mais variados tipos de registros oficiais que ainda precisam ser mantidos nos arquivos”, afirma.
Para resolver a questão deste acervo e avançar na digitalização, o executivo aponta os três principais passos que os órgãos públicos podem tomar para obter mais valor dos dados oficiais e otimizar a prestação de serviços digitais.
Digitalização de acervos
Para organizações públicas que ainda possuem grandes estoques de registros em papel, a limpeza desses registros é uma prioridade. Os principais benefícios do gerenciamento de registros em papel por meio de armazenamento, digitalização e destruição seguros são a redução de custos e a redução de riscos como roubo, inundação ou incêndio.
No entanto, a transformação digital, especialmente no que diz respeito à digitalização de documentos e dados, não é uma jornada direta. Em muitas organizações, a jornada de digitalização deve ser combinada com uma direção clara e intervenções de gerenciamento de mudanças.
Organizações estabelecidas há muito tempo, como várias instituições do setor público, não podem passar do físico para o digital em uma única etapa. Muitas ainda dependem fortemente do papel. O papel é tangível, mas a dependência desse tipo de registro sufoca a inovação e a otimização dos serviços.
A África do Sul é um exemplo que pode ser seguido - no ano passado, o país lançou um projeto para digitalizar 350 milhões de registros em papel de documentos que datam desde 1895. O governo local planeja converter esses registros para o formato eletrônico de forma a garantir que sejam seguros e fáceis de usar na prestação de serviços públicos. A crescente pressão por acessibilidade digital e conectividade interdepartamental colocou a digitalização de registros em papel no topo da lista de prioridades daquele país.
Conformidade
Antes de uma organização pública começar a implementar uma estratégia digital, ela precisa saber o que tem e onde está armazenado por meio de uma auditoria de estoque. Depois é importante destruir com segurança os documentos que não são mais necessários.
As organizações precisam não apenas atender aos requisitos operacionais internos, mas também aos requisitos regulatórios externos, como a LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. A retenção de registros em qualquer formato além do requisito de conformidade aumenta os custos e eleva os riscos. Portanto, a identificação de registros elegíveis para destruição é um dos principais impulsionadores dos projetos de limpeza de registros.
Qualquer protocolo de segurança de dados deve levar em conta o armazenamento seguro e o descarte de documentação em papel. Quando chegar a hora de digitalizar os registros mais antigos e os documentos físicos estiverem prontos para descarte, eles devem ser destruídos de acordo com os regulamentos de privacidade e conformidade de dados para evitar penalidades, multas ou ações legais. Isso significa manter o cronograma de retenção atualizado para que as organizações possam descartar legalmente as informações quando elas não forem mais necessárias.
Navegar no cenário regulatório cada vez mais complexo pode ser desafiador quando os requisitos mudam continuamente. Além disso, as organizações carecem de ferramentas automatizadas para permitir que os funcionários entendam o que é exigido deles.
Há disponíveis no mercado plataformas de gerenciamento de políticas de privacidade e retenção baseadas em nuvem que as organizações podem usar para conhecerem suas obrigações e demonstrarem conformidade. Soluções do tipo permitem manter políticas de retenção e privacidade atualizadas e reduzem o risco de multas, economizam nos custos de armazenamento de informações ao realizar o descarte e oferecem acesso rápido e fácil às informações certas quando necessário.
Quando ao custo, dezenas de milhares ou até mesmo milhões de reais podem ser economizados quando esses registros são destruídos de forma adequada. Os orçamentos, bem como o espaço físico necessário para armazenar e preservar esses registros em papel, podem ser realocados.
Com o volume de dados mundiais previsto para atingir 175 zettabytes até 2025 e as atuais penalidades substanciais por violações de dados e informações, saber como gerenciar e proteger registros e dados adequadamente é mais crítico e obrigatório do que nunca. Além disso, um relatório recente da IBM revelou que o custo médio de uma violação de dados do setor público aumentou de US＄ 1,93 milhão em 2021 para US＄ 2,07 milhões em 2022.
Conversão de dados para insights acionáveis
A tecnologia é a chave para a implementação de formas digitais de trabalhar e gerenciar dados, o que, por sua vez, pode impulsionar a produtividade.
O ponto central para a conversão eficaz de dados em insights acionáveis é uma estrutura de gerenciamento do ciclo de vida das informações em toda a organização, à prova de falhas e abrangente sobre como as informações são coletadas, usadas, armazenadas e descartadas com segurança. Essa estratégia mapeia os dados ao longo de seu ciclo de vida para poder gerenciar e otimizar melhor seu valor. Os dados então evoluem de um mero registro para um ativo vital que impulsiona o desempenho dos serviços e a tomada de decisões.
É importante para o setor público fazer parceria com organizações que os acompanhem em sua jornada de digitalização e os ajudem a gerenciar e extrair insights de seus registros. Ao converter registros em papel para registros digitais, as organizações do setor público podem liberar informações bloqueadas e impulsionar a produtividade, a eficiência e novas abordagens para melhorar a prestação de serviços aos cidadãos.
