Pandemia: o uso da assinatura digital e eletrônica nos processos de RH

Ainda que gradativamente as empresas estejam retomando suas atividades, muitas seguem em home office e têm planos de manterem suas operações à distância quando a pandemia terminar. Neste cenário, os pedidos de férias, aceite de banco de horas e de folha de ponto e admissões e demissões não podem parar. E como é que ficam as assinaturas destes documentos?

Na Certisign, a maior Autoridade Certificadora do Brasil, a tramitação e assinatura da documentação dos colaboradores está 100% digital. A empresa, que é especialista em identificação digital, já tinha cerca de 80% dos processos on-line. Com a Covid-19, rapidamente, os demais 20% migraram para o eletrônico também."Nós já estávamos neste processo de migrar a tramitação dos documentos de Recursos Humanos para o digital. Como alguns deles envolve, além de mudança de cultura, um alinhamento com o sindicato, nós começamos com a assinatura da folha de ponto e gradativamente expandimos para os demais. Hoje, posso dizer que todos os documentos referentes à administração pessoal estão no formato eletrônico e, com isso, ganhamos agilidade nos processos e reduzimos custos", explica Mario Sampaio, Gerente de Recursos Humanos da Certisign.

A formalização, ou aceite, das atividades de administração pessoal é realizada por meio da assinatura digital proveniente, neste caso, de um Certificado Corporativo. Todas as informações foram sistematizadas em plataformas desenvolvidas internamente. "Para solicitar as férias, por exemplo, o colaborador acessa o sistema, preenche as informações e assina o pedido. O gestor recebe a solicitação e autoriza. No mesmo momento, o RH checa as informações e programa o período de descanso. Pronto. O colaborador recebe o retorno, bem como o recibo de férias, de maneira on-line, e assina digitalmente".

Com a migração destes processos para o eletrônico, a Certisign estima já ter economizado mais de 21 mil folhas de papel e, ainda, reduziu o tempo da tramitação de 5 dias para 3. "Há um outro ganho: o de organização da informação. Como tudo é realizado eletronicamente, temos a rastreabilidade e rápido acesso aos dados".

Admissões à distância

Na contramão de muitas empresas, a Certisign, mesmo durante a pandemia, está contratando colaboradores. "O processo de admissão à distância funciona da seguinte maneira: o candidato envia a documentação digitalizada e assina eletronicamente o contrato pelo Portal de Assinaturas, plataforma que comercializamos e também usamos internamente, na qual é possível formalizar qualquer tipo de documento, sem papel e sem caneta".

Assinatura digital, Certificado Corporativo e assinatura eletrônica
A assinatura digital é proveniente do uso de um Certificado Digital ICP-Brasil ou Corporativo. No caso dos processos de Recursos Humanos da Certisign, trata-se de uma assinatura digital resultante do uso de um Certificado Corporativo, que é emitido pela própria empresa aos seus colaboradores. Ele pode ser usado para a assinatura de documentos internos, envio de e-mails e para a identificação segura nos sistemas da empresa. "O Certificado Corporativo, em resumo, é o RG do colaborador dentro da organização".

Já a assinatura eletrônica, usada pela Certisign na formalização do contrato de trabalho, é gerada a partir da grafia de uma assinatura na tela de um dispositivo (computador, celular e tablet) e tem eficácia probatória de acordo com as evidências colhidas, como a geolocalização, voz, imagem, entre outros critérios.
Todas as soluções e infraestrutura tecnológica utilizadas pela Certisign na digitalização da área de Recursos Humanos são provenientes da própria companhia e podem ser replicadas em corporações de todos os tamanhos e segmentos.