A empresa do futuro já tem uma tendência definida, a integração de dados corporativos como porta de entrada para gerar valor econômico. Digitalizar os documentos ativos, como contratos, vendas, prontuários e a imensa papelada gerada pelo cumprimento das leis trabalhistas, tributária e fiscal, tornou-se uma importante fonte de lucros para as empresas que descobriram fazer novos negócios por meio do uso de informações estratégicas graças às novas ferramentas analíticas de Big Data e mineração de dados (datamining).
- Surgiram inúmeras demandas com a chegada de novas tecnologias analíticas que exigem rapidez na gestão de documentos, tudo facilitado pela digitalização de imagens. Seja para aprovação de crédito dentro de uma financeira, o acesso às informações de um prontuário médico dentro de um hospital ou ainda a comprovação de pagamento de tributos de uma rede varejista, a gestão da informação está presente como ferramenta para dar suporte ao negócio. E as empresas passaram a ver os serviços de Gestão Documental como um investimento e não mais como custo”, destaca o presidente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), Eduardo Coppola, também presidente da Keepers Brasil, uma das líderes deste segmento.
A digitalização de grandes acervos de documentos ativos (dentro do prazo de validade), em que ocorre uma constante recuperação de dados ou consultas, já chega a 100% dos volumes de papéis gerados por diversos segmentos empresariais , como hospitais, escolas, instituições financeiras e escritórios de advocacia, que fazem uso intensivo da captura de informações, informa Eduardo Coppola. Agora, a integração dos dados vai gerar novos negócios.
"Até dez anos atrás, a quase totalidade das consultas era feita fisicamente com o uso do papel, mas a digitalização ganhou força e já correspondia a 30% da papelada arquivada há cinco anos. Hoje o volume já é 100 % digital nos setores mais críticos, quase todas as consultas aos documentos corporativos é digital ou já nasce digital, a exemplo da Nota Fiscal Eletrônica", acrescenta Eduardo. “Para os setores mais ativos na geração de informações o mundo caminha para as empresas paperless”, anuncia.
No ranking , a área de Recursos Humanos é campeã na demanda por digitalização. “Os prontuários de RH deram um salto gigantesco nos últimos anos. O volume que recebemos de documentos dos funcionários para digitalizar mensalmente é monstruoso. As empresas procuram ter maior controle das informações para se protegerem contra eventuais ações trabalhistas, fiscalização e também fazer a gestão de salários, benefícios, férias, décimo-terceiro e demais encargos. “A empresa vai buscar o prontuário trabalhista do funcionário que moveu ação na justiça e, em seguida, precisa gerar outro, para acompanhar todo o processo nos tribunais. Acaba tendo uma redundância para áreas diferentes”, observa o presidente da ABGD.
O mesmo ocorre nos hospitais, que precisam guardar os prontuários médicos a vida toda do paciente, uma exigência das seguradoras que também podem sofrer ação de pacientes e familiares. As consultas médicas e cadastramento de pacientes já nascem 100% digitais, acrescenta Eduardo.
Como tendência, os prontuários de diversas natureza , além do RH e médicos, irão ser cem por cento digitais, como os jurídicos, contratos de leasing, financiamentos diversos.
A grande mudança
A salvação do lucro passou a depender muito mais da qualidade da retaguarda empresarial ou do chamado back-office, uma área antes menos valorizada por não fazer parte da linha de frente dos negócios (front-office). Hoje o back-office entra em campo com informações mais precisas para gerar resultados, como elevar vendas, evitar perdas com falhas operacionais e riscos de negócios.
Por conta disso, a cultura de serviços compartilhados (operacionais, administrativos, gerenciais e de informática) de retaguarda começa a ser disseminada em diversas empresas que buscam não apenas economizar com redução de custos, mas, principalmente, elevar os lucros mediante o uso de informação estratégica.
A grande mudança ocorre com a chegada de novas ferramentas que combinam as vantagens de Big Data (com os cinco V’sde valor, veracidade, variedade, velocidade e volume) com a mineração de dados (Data Mining) e de Business Inteligence (softwares analíticos) para a tomada de decisões mais certeiras, orientar investimentos e medir desempenho.
Como resultado da mudança, cresce de forma acentuada a prestação de serviços como o gerenciamento de informações estratégicas. Uma das empresas líderes do setor de guarda e gestão de documentos, a Keepers Brasil teve que contratar mais de 200 profissionais apenas para cuidar desta nova atividade (back-office).
“Crescemos mais de 30% no ano passado ao oferecer uma gama completa de serviços relacionados a esse processo, seja diretamente nas instalações do cliente ou de forma remota, via internet. Cuidamos, por exemplo, de toda parte documental da empresa desde a geração de dados corporativos (contratos, registros de funcionários, impostos etc), o que facilita, de um lado, a segurança da informação e a veracidade dos dados, com o check-list dos documentos, datas, assinaturas e garantias”, destaca Eduardo Gutierrez, presidente da empresa e da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD). O check-list é importante para evitar inconsistências que geram enormes prejuízos. A simples falta de assinatura, por exemplo, compromete a execução de dívidas.
Com a evolução da tecnologia, a Keepers passou a oferecer serviços de inteligência de negócios. “Como reunimos uma enorme quantidade de informação, nada mais natural do que oferecer análises de melhoria de desempenho comercial com base em dados concretos, apurados na base do cliente e demais instituições públicas e privadas, para que tenha vantagem competitiva. Investimos no desenvolvimento de tecnologias e ferramentas de Business Inteligence para conseguir compilar as informações rapidamente e gerar conteúdo para os clientes”, informa Gutierrez.
A empresa ainda investiu em Data Centers, servidores para hospedagem de dados e imagens. “Adquirimos storages para grandes volumes, máquinas específicas para guardar grandes volumes de informação e imagens, com capacidade inicial de 10 petabytes. Também investimos no desenvolvimento de softwares para análises”, acrescenta.
Ferramenta gerencial nas nuvens
“Uma empresa varejista, por exemplo, pode ter uma política de preços mais agressiva, orientar promoções, distribuir melhor a rede com base nas regiões mais lucrativas”, relata o executivo, “o que facilita o realinhamento de operações em tempo real, antes de aumentarem os prejuízos”.
Parte do trabalho consiste em cruzar os dados armazenados na base da própria operadora com informações públicas do mercado e gerar um estudo com gráficos sobre tendências específicas para cada empresa atendida. Esses relatórios ficam disponibilizados em nuvem (cloud-computing), onde o cliente pode acessar 24h por dia. “São infinitas as aplicações. As empresas podem se beneficiar dessa compilação analítica como parte integrante do processo de prefixação de um produto, em uma rede varejista, como parte do gerenciamento das tendências de inadimplência que ela vai ter, caso das instituições financeiras. Assim, consigo traçar um tendência futura para a companhia atendida errar o mínimo possível nas suas decisões” detalha Gutierrez.
O que fazer com o excesso de informação
O segredo para o forte crescimento da atividade analítica está em disponibilizar o serviço de forma customizada dentro da área de atuação do cliente. “As empresas geram um volume gigantesco de dados, mas sem valor estratégico por que eles não são compilados de uma forma inteligente. E o problema é que o ritmo e volume de informação gerada cresce muito mais do que há dez anos ou mesmo há cerca de dois ou três anos. Então, a questão é o que fazer com essa informação”, analisa o presidente da Keepers Brasil.
A companhia trabalha junto a setores bastante variados e críticos, devido ao grande volume de documentos gerados diariamente, como hospitais, bancos, financeiras, universidades, seguradoras, indústrias e órgãos públicos. Além de corporações de grande porte, também atende pequenas e médias empresas. Na lista de clientes, aparecem os maiores bancos e financeiras nacionais e internacionais. Oferece a organização e o gerenciamento de documentos de agencias bancárias e demais órgãos das instituições. Gerencia carteiras de financeiras das mais diversas modalidades, como, por exemplo, Leasing, Crédito Direto ao Consumidor (CDC), Consórcio e FINAME. Entre os serviços estão a formalização de contratos, administração da carteira de financiamentos, digitalização para consulta em qualquer parte do mundo e back-office.
“Com a explosão das vendas de imóveis e do crédito imobiliário, a ferramenta analítica que combina os conceitos de Cloud Computing, Big Data e Data Mining é muito útil para as companhias da área imobiliária na seleção de clientes e para diminuir riscos. Há maior cuidado por parte das empresas em liberar crédito com o temor de inadimplência e com um possível desaquecimento de vendas”, observa Gutierrez.
As seguradoras também passaram a demandar mais serviços de back- office. “A digitalização de contratos cresce de forma expressiva. O corretor preenche a proposta em sua própria casa, digitaliza por meio de um scanner e faz o uploud em nosso site. Checamos tudo antes de transferir para nosso sistema on-line de consultas. A seguradora passa a ter controle deste contrato em tempo real. Outra vantagem é que criamos um repositório para consulta em tempo real. Se ocorrer alguma perda de documento a informação já está registrada”, destaca o presidente da Keepers Brasil.
E para revendedoras de automóveis o serviço acelera a captura descentralizada de imagens. O cliente se dirige a uma concessionária, preenche uma ficha de cadastro e a empresa manda para o banco fazer análise de crédito. “Agora passa para nossos sistemas, fazemos o check-list em tempo real para conferir todos os dados, a documentação, assinaturas e o banco, ao receber, pode liberar o crédito em poucos minutos”, acrescenta.
“Todos nossos sistemas são adequados para dar suporte ao processo de negócio do cliente. Acessos às bases de dados para upload e download são alguns exemplos de atividades inovadoras. Também são implementados controles que asseguram a rastreabilidade das tarefas, a integridade das ações e a conformidade do processamento com os requisitos definidos”, destaca Gutierrez.
Os sistemas também dão subsídios às atividades de monitoração e auditoria. Uma das principais vantagens é manter a confidencialidade da informação, o sigilo. O documento é digitalizado e disponibilizado apenas às pessoas autorizadas, com senha de acesso. Pode guardar o documento original de forma segura, sem precisar transitar dentro ou fora da empresa. Aumenta drasticamente a confidencialidade e diminui o risco de extravio. Outra vantagem com a digitalização dos documentos é o acesso em qualquer tempo e local. Facilita as empresas com filiais em outros estados ou países.
