Para integrar e padronizar as tecnologias com intuito de obter uma melhor sinergia e interação entre seus 24 mil associados, como são chamados os funcionários, o Grupo Algar, que abriga nove companhias de diferentes atuações nos setores TIC, Agro, Serviços e Turismo, adotou o Office 365 Enterprise, da Microsoft, em seu parque tecnológico e contratou a Brasoftware, empresa provedora de soluções de tecnologia e um dos principais parceiros da Microsoft no Brasil, para executar a implementação da solução.
Além da melhoria na rotina de comunicação interna e externa dos associados, o Marketing do grupo Algar foi a principal área beneficiada com o Office 365 Enterprise, que obteve uma melhora na fluidez da comunicação e integração entre as empresas do grupo.
O projeto começou em agosto de 2013 e levou dez meses para ser concluído. No total, mais de 12 mil contas de e-mail foram migradas para o Office 365 e 10 Portais Intranet de Colaboração foram criados, beneficiando 24 mil associados que passaram acessar o conteúdo disposto nas plataformas.
O trabalho contou com o envolvimento de mais de 35 profissionais da Brasoftware e 80 pessoas do grupo Algar. “Precisávamos de um parceiro que, além da expertise nesse tipo de solução, tivesse experiência em atender à demanda que a Algar necessitava”, revela Diogo Henrique Martins, Executivo de TI do grupo Algar. Além disso, a empresa Zillion Tecnologia, em Uberlândia (MG), atuou em conjunto com a Brasoftware oferecendo suporte regional e com a WebCarioca no desenvolvimento dos Portais de Colaboração das empresas do grupo.
Antes desse projeto, o Grupo atuava com um ambiente totalmente híbrido, onde cada uma das nove empresas era independente para escolher sua tecnologia de e-mail, mensageria e intranet. A falta de uma solução padronizada prejudicava o fluxo de comunicação entre os associados e a empresa, uma vez que as plataformas utilizadas não eram compatíveis entre si. Tal realidade também onerava os custos do grupo com a aquisição de licenças de software de diferentes fabricantes, hardwares, infraestrutura e todos os recursos necessários para manter em funcionamento as plataformas de TI.
O Centro de Soluções Corporativas (CSC), empresa do grupo Algar, que destina a manutenção de processos de BackOffice e de tecnologias que abrangem a companhia, é responsável por trazer ganhos operacionais ao Grupo, por meio de mecanismos que ajudem na padronização, eficiência e melhora na entrega de processos. “Os associados e o Grupo precisavam de um meio eficaz para se manterem informados tanto das decisões da companhia e dos processos administrativos, assim como de notícias relevantes para a empresa. Outro fator que contribuiu para a mudança foi a necessidade de se adquirir uma solução moderna, que proporcionasse agilidade nos processos e, principalmente, interação entre os associados e o Grupo”, revela o Executivo de TI do grupo Algar.
Office 365 Enterprise
Uma organização heterogênea, com negócios em diversas frentes e unidades com cultura e processos de TI distintos, o grupo Algar tinha nesse projeto o desafio de encontrar uma solução que conseguisse integrar esse público. Após analise das ferramentas disponíveis no mercado, o Comitê Corporativo de Tecnologia do Grupo Algar recomendou o Office 365 Enterprise - que inclui as soluções Exchange, Lync e Sharepoint.
A decisão de migrar sua ferramenta de colaboração e intranet para o Office 365 foi composta pelo Comitê Corporativo de Tecnologia, pela Vice Presidência Corporativa de Marketing e Sustentabilidade do Grupo e pelo Centro de Soluções Corporativas (CSC). Esse último foi responsável junto à Brasoftware pela execução do projeto e atuou como interlocutor da solução no Grupo para a atualização dos usuários sobre as mudanças e para que os associados pudessem usufruir desse ambiente padronizado.
Segundo Eduardo Sukarie, diretor comercial da Brasoftware, a empresa optou por uma solução disponível 100% na nuvem, a fim de obter maior escalabilidade, facilidade de gerenciamento e redução de custos. “O modelo de comercialização do Office 365 é muito mais atrativo para o nosso negócio, além de proporcionar uma tecnologia mais moderna, posso aumentar ou reduzir a aquisição de licenças conforme nossa demanda. Só pago o que eu utilizo”, revela Diogo.
Treinamento para mais de 24 mil usuários
Para que todos os associados pudessem explorar todos os recursos da nova tecnologia de colaboração, a Brasoftware promoveu treinamentos online para mais de 24 mil colaboradores. A área de TI responsável pelo manuseio, gerenciamento e administração também foi capacitada pelo time da Brasoftware. Houve ainda um workshop específico sobre o Sharepoint destinado às equipes de marketing responsáveis por gerenciar o conteúdo dos Portais de Colaboração de cada empresa.
De acordo com Martins, a facilidade de manuseio do Sharepoint fez com que as áreas de marketing passassem a depender muito pouco da área de TI para publicar qualquer informação. “Isso é fruto do modo como foi conduzida a implementação. O projeto foi arquitetado para quem faz uso do Sharepoint e não somente para uma área técnica de TI”, comenta Sukarie.
Durante o processo de estruturação e desenvolvimento da intranet, a Brasoftware, junto com o CSC Algar, buscaram junto ao marketing de cada empresa entender quais eram suas necessidades de comunicação. Em seguida, a Brasoftware desenvolveu um guia com orientações de como formatar a intranet a partir de uma política de comunicação definida pelo Grupo Algar.
Transformação da comunicação interna
Por meio dos programas Sharepoint e Lync, a solução Office 365 Enterprise, transformou os serviços de intranet e mensageria do grupo. Antigamente, apenas a Algar Tech e Algar Telecom contavam com um serviço de intranet, após o Office 365, todo o conteúdo disponível na Intranet das duas empresas foi migrado para o Sharepoint. “Embora a tecnologia usada atendesse, de certa forma a fluidez de comunicação desses negócios, ela não entregava todo o potencial e funcionalidade de uso de uma intranet como o Sharepoint”, destaca o Martins. “O Sharepoint, plataforma de colaboração da Microsoft, é mais abrangente para integração de usuários e compartilhamento de informações”, ressalta o diretor comercial da Brasoftware.
Antes da nova solução, o Grupo não contava com um serviço de Intranet Corporativo, que abordasse os interesses comuns da companhia. Dessa forma, foi criado um Portal de Colaboração Institucional, que recebeu o nome de AlgarNet, e as demais frentes de negócios passaram a contar com uma intranet própria.
Apesar de atuar com uma plataforma de e-mail profissional, as empresas do Grupo não contavam com uma comunicação corporativa instantânea entre os usuários. Com adoção do Lync, os associados passaram a ter maior interação por meio de mensagens instantâneas de texto, voz e vídeo. “O serviço de mensageria proporciona um ambiente mais integrado, colaborativo e propenso à inovação e geração de valor para os negócios”, comenta Martins.
“O recurso de vídeo conferência possibilita encontros que antes não eram possíveis por conta da distância e agendas divergentes dos participantes. Também evita o deslocamento e a necessidade de todos estarem presentes no mesmo local. Tudo é feito eletronicamente com qualidade de áudio e vídeo”, destaca Eliane Garcia Melgaço, vice-presidente de Marketing e Sustentabilidade do Grupo Algar.
Aumento da participação e integração com o Marketing
A solução está permitindo mais agilidade em nossa comunicação com o Grupo. O serviço de Intranet oferecido para cada empresa está sendo fundamental no dia a dia da comunicação interna do Grupo”, destaca Eliane Garcia.
A AlgarNet passou a ser o principal ponto de comunicação da companhia por centralizar todas as informações, seja em relação a questões administrativas e de escopo de trabalho, notícias sobre as empresas, compartilhamento de melhores práticas, resultados, troca de conteúdo e conquista de novos clientes.
“Agora, no grupo Algar a informação acontece em real time. Nossas campanhas de marketing criadas nos portais de intranet mostraram que houve um aumento no número de interação dos conteúdos postados. Cada vez mais, as pessoas estão colaborando e trocando informações. Esse é um momento transformador, onde estamos conseguindo atualizar grupos distintos e integrá-los”, ressalta Eliane Garcia.