Empresas de pequeno e médio porte realizam inúmeros tipos de transações. Por isso, encontrar uma forma mais econômica de realizar contratos e assinar documentos é essencial. Para isso, experimente a redução de custos operacionais com a assinatura eletrônica de documentos.
A assinatura eletrônica permite que os mais diversos tipos de documentos sejam assinados com a mesma validade jurídica do que uma assinatura física. E ao adotar essa prática, os custos com as transações são reduzidos, o que gera significativa economia.
Como funciona a assinatura eletrônica de documentos
Após a confecção do documento, para realizar a assinatura eletrônica basta que as partes envolvidas estejam conectadas a algum tipo de dispositivo com conexão à internet, como tablet, computador ou um smartphone.
É possível conferir todos os dados do documento e, após, assinar de forma eletrônica através de um link gerado de forma única para cada documento. Isso permite que tudo seja feito de forma segura e confiável.
Após a assinatura, o documento assinado fica armazenado no sistema online de forma criptografada, o que torna o procedimento ainda mais seguro e evita que o documento seja perdido.
Redução de custos operacionais gerada pela assinatura eletrônica
Uma PME realiza inúmeros procedimentos com necessidade de assinatura em documentos, isso demanda uma quantidade grande de papel, impressão e formas de autenticação via cartório, o que gera altos gastos. Por isso a redução de custos operacionais gerada pela assinatura eletrônica é tão importante.
Como a assinatura eletrônica utiliza documentos digitais, não há necessidade de autenticar as assinaturas, pois o documento possui total validade jurídica. Isso pode garantir uma redução de aproximadamente 30% dos gastos da empresa, pois o procedimento se torna muito mais simples e não requer nada além de uma conexão com a internet.
Maior agilidade
Além da economia que a assinatura eletrônica proporciona, outro aspecto muito importante é a agilidade.
Todos os passos que antes eram necessários para a concretização da assinatura de um documento físico, como impressão, compra de papel e autenticação, com a assinatura eletrônica, não são necessários.
Com isso, o tempo gasto para que um documento seja assinado é muito menor, sendo possível tornar válido um contrato em uma hora, o que é uma enorme redução do tempo gasto em comparação com assinatura de forma física.
Segurança do documento também está relacionada à redução de custos operacionais
Além dos pontos já apresentados, implementar a assinatura eletrônica na PME confere uma maior segurança a todas as transações, pois somente quem tem a autorização de acesso ao link do documento pode realizar a assinatura.
Isso evita uma série de contratempos que podem acontecer com o uso de documentos físicos e oferece uma solução prática e totalmente segura à empresa e aos envolvidos.
Dessa forma, optar por utilizar assinatura digital dentro da empresa torna todo o cotidiano muito mais dinâmico sem deixar de lado a segurança e a validade jurídica, que são pontos cruciais para a confecção de qualquer tipo de documento.
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