Por Marcelo Carreira, diretor de marketing da Access
Do macro ao micro, não há um cenário econômico ou social que não tenha sido afetado pela pandemia do Covid-19. No cenário macro, as empresas enfrentam o desafio de manter a continuidade dos negócios, enquanto os funcionários lutam para se adaptarem a novas formas de trabalho e também à revolução em suas vidas pessoais. Por quanto tempo mais iremos viver essa situação? Essa é a pergunta de um milhão de dólares.
Por isso, ações como a norma jurídica da Corregedoria Geral da Justiça que, durante a vigência do Sistema Remoto de Trabalho, libera os processos físicos que tramitam no sistema para serem convertidos em meio digital, permite otimizar a tramitação do processo e mantém a segurança das pessoas nessa fase de isolamento social. E são muito bem vindas.
O problema é que nem todos os escritórios de advocacia estavam prontos para embarcar de imediato nessa jornada digital, com todos os volumes dos autos já digitalizados. Por isso, muitos advogados saíram “desesperados” em busca de bureaus de digitalização. Mas aí reside o perigo: nem todos esses bureaus estão prontos para prestar, com eficiência, o serviço de digitalização e de gestão documental de processos jurídicos.
Seguindo a prática jurídica
Digitalizar não é o mesmo que fazer uma cópia reprográfica. Vai muito além disso. Embora alguns registros jurídicos sejam gerenciados de maneira semelhante a outros negócios, outros, em particular aqueles relacionados à prática real da lei, estão sujeitos a regras e considerações especiais. E como essas regras afetam a digitalização e a gestão de documentos legais e confidenciais em uma prática jurídica?
Assim, para manter a conformidade, ganha ainda mais importância para os escritórios de advocacia a parceria com uma empresa especializada em digitalização e gestão de documentos com expertise comprovada para ajudar a implementar e executar essa estratégia – em vez de delegar várias tarefas pela sua equipe ou contratar funcionários em período integral.
A gestão de documentos é um passo importante para escritórios que buscam a organização do seu acervo arquivístico com o objetivo de melhorar o fluxo de trabalho de todos os departamentos. Ter uma estratégia de guarda e gestão documental adequada oferece ao advogado uma vantagem importante, e o processo de digitalização é um recurso importante e o primeiro passo para ganhar agilidade e dar mais precisão às informações compartilhadas.
Digitalizar processos jurídicos, agiliza as consultas dos diversos volumes que formam a maioria desses processos, torna mais fácil a preservação, o acesso e o compartilhamento de documentos importantes. Um documento original, por exemplo, pode ser disponibilizado em qualquer lugar, o que vai diretamente ao encontro da possibilidade de levar para o meio digital todos os processos em tramitação.
Porém digitalizar esses processos requer muito conhecimento e tecnologia, para garantir que todas as informações presentes nos autos permaneçam visíveis e legíveis, já que muitos documentos nesses processos são de baixíssima qualidade e são necessários diversos ajustes e tratamentos nas imagens para que as informações não sejam perdidas.
E, indo além da digitalização e da pandemia, como os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos têm por hábito manter todos os arquivos, é hora de encontrar um parceiro que, junto com os gestores, identifique quais informações precisam ser mantidas e aplicar regras de retenção e de destruição segura, gerenciamento todo o ciclo de vida dos documentos, otimizando o fluxo de trabalho presente e futuro.
