Por Vicente Troiano*

Segundo Eduardo Coppola Gutierrez, presidente da ABGD -Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos, a pesquisa realizada com seus associados que representa mais que 70% deste mercado de terceirização, aponta que bilhões de documentos estão armazenados de forma terceirizada.
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A contratação de empresas especializadas para armazenar os documentos proporciona diversas vantagens às médias e pequenas empresas, entre elas, maior organização, menor ocupação de espaço, redução de riscos e rapidez no acesso. Além disso, esses serviços geram uma economia entre 15% e 20%, já que as empresas podem eliminar os custos com espaço próprio para a armazenagem, funcionários para manusear os documentos, serviços antifurto e de combate a incêndio.

As empresas provedoras destes serviços de gerenciamento documental estão criando serviços a custos atrativos para as pequenas e médias empresas. Os custos variam para cada serviço: a locação de espaço para uma caixa de documentos, serviço de movimentação de caixa, transporte, digitalização e microfilmagem.

As empresas especializadas em gestão de documentos oferecem ainda gerenciamento de informações em documentos em papel ou naqueles que já nasceram digitais. Um dos serviços, por exemplo, é avisar quando um contrato está para vencer, possibilitando que o cliente faça a renovação sem perder prazos.

O custo de cada um desses serviços se eleva para clientes com grandes movimentações de contratos e papéis. Os grandes usuários destes sistemas de gestão são bancos, seguradoras, operadoras de telecomunicações, além de escritórios de advocacia e empresas com muitos funcionários.

Ainda considerando a redução de custos e um investimento baixo para a média e pequena empresa, terceirizar serviços de gestão e armazenagem de documentos reduzem de forma significativa o risco de perder informações e documentos importantes que certamente custarão muito mais para serem refeitos ou recuperados.

*Vicente Troiano é diretor de assuntos institucionais da ABGD e diretor de marketing e vendas da Recall no Brasil