A Sonae Sierra tinha como meta agilizar procedimentos de contas a receber nos 10 Shopping Centers administrados pela empresa. A solução veio pelas mãos da Readsoft e integrou uma plataforma SAP existente.

[private] A Readsoft desenvolveu projeto para o Grupo Sonae Sierra para agilizar os procedimentos de receber notas fiscais em 10 Shopping Centers administrados pela empresa, além de outros departamentos da companhia.

Edgard Pinheiro da Readsfot: solução de captura pode ser aplicada em qualquer área corporativa

A Sonae Sierra, companhia de origem portuguesa, é uma das principais proprietárias, desenvolvedoras e administradoras de Shopping Centers do Brasil. Há aproximadamente um ano buscou a Readsoft, companhia de soluções para automatização de processos de documentos, para implantar  uma solução que automatizasse o processo de contas a pagar das atividades da empresa no Brasil, responsável por cerca de 10 centros de compras nacionais.

A Solução Invoice Cockpit teve a primeira aplicação aqui no Brasil, a partir de demonstrações e visitas da companhia. Segundo o Diretor da ReadSoft, Edgard Pinheiro, o projeto foi baseado em soluções aplicadas pela companhia na Suíça. Depois de firmada a parceria, o recurso foi adaptado para que a Sonae pudesse captar todas as notas fiscais emitidas nos shoppings sob seu comando, sem que estas fossem extraviadas, duplicadas ou geradas em equívoco. “As notas fiscais eram captadas de forma descentralizada, em cada Shopping, que as armazenava e encaminhava para a Central por malote. Queríamos um processo mais rápido e que diminuísse a margem de erro para a área de controladoria”, completa o diretor de Tecnologia da Sonae Sierra, Wiliam Terceiro.

Para isso, a companhia buscou por soluções certificadas pela SAP, compatíveis à versão 4.cT e de baixo custo. “Precisávamos também de um recurso que não tivesse muita customização no SAP mesmo durante seu desenvolvimento, pois visávamos futuras atualizações no sistema”, afirma. Segundo o executivo, a solução permite que agora os Shoppings enviem as notas fiscais recebidas por meio digital. “Mudou a forma de realizar o processo. A nota é digitalizada e enviada para o sistema Central, cujo recebimento é automático”, completa.

Ao todo, hoje já estão dentro do sistema da Reasdsoft  cerca de 70% das 3 mil notas fiscais recebidas no mês, mas a intenção da Sonae é que este número aumente para 95% até o final do ano, com a perspectiva de que contemple todo o universo já no início de 2012 e que se estenda a outras áreas administrativas do grupo no Brasil.

O processo é bastante simples. A imagem da nota que é transmitida à central tem os dados extraídos pelo ORC. O responsável pelo departamento as recebe e confere todas as informações. Caso haja algum problema, a pessoa encarregada da função onde a Nota Fiscal foi emitida pode conferir as imagens, corrigir as pendências e a encaminhar para o Workflow que armazena as notas e dá sequência aos processos administrativos.

Um detalhe importante que garantiu mais agilidade ao processo como destaca o diretor da Sonae diz respeito as assinaturas de cada responsável que passaram a ser coletadas, pelos próprios usuário, de forma digital dispensando uma segunda remessa das Notas Fiscais apenas para coleta de assinaturas.

O sistema foi implementado no setor operacional dos Shoppings e na central administrativa.  Segundo Wiliam Terceiro, a próxima etapa para implantação do sistema será a área de desenvolvimento, responsável pela administração das obras em andamento em novos Shoppings. “O objetivo é que todas as notas fiscais da Sonae Brasil sejam administradas por este sistema”, afirma o executivo.

Após o desenvolvimento da solução, inédita aqui no Brasil, outras empresas também buscaram pelo mesmo recurso, como afirma Edgard Pinheiro, da Readsoft. “É uma solução que pode ser replicada perfeitamente para qualquer área”, explica.  “O maior poder de convencimento é você ter história de sucesso, e foi o que aconteceu com a Sonae”, completa.

De acordo com o executivo da Readsoft, a aproximação de novos clientes para esta solução foi rápida. Foi a partir dessa implementação que a Readsoft passou a contar com a Sonae em seu um portfólio de clientes e a companhia tem recomendado o uso para novos clientes e parceiros. “O grande impacto para a Readsoft foi o fato de que a empresa é a primeira cliente de grande porte a investir nesta solução aqui no Brasil e isso repercutiu muito positivamente”, destaca Pinheiro. [/private]