Ms. Claudete Aurora da Silva
Diretoria Executiva Soluarq
Dr. Francisco Lopes de Aguiar
Diretor Técnico de Governança Documental Soluarq
Antes de responder a pergunta do presente artigo, apresentaremos alguns elementos que motivaram a nossa reflexão. Esperamos contribuir para diluir dúvidas acerca desses dois conceitos/abordagens e ainda conscientizar e orientar o mercado brasileiro de gestão de documentos acerca da importância e necessidade de ressignificar as práticas de Gestão Documental a partir das contribuições da "Governança" enquanto estratégia que visa inserir os projetos de "Gestão Documental" numa macrovisão necessária a partir dos princípios da "Governança Documental".
A Soluarq na sua trajetória, tem tido o privilégio de prover consultorias de Gestão Documental para importantes empresas brasileiras, dos mais diferentes setores. Ao longo dos anos, acumulamos aprendizados valiosos e temos nos esforçados para traduzir nossa experiência teórica-prática em métodos e abordagens inovadoras cada vez mais robustas de consultoria para atender diversas demandas de nossos clientes.
Atuamos com a premissa de que para garantir a melhor performance e resultados estratégicos dos nossos projetos de Gestão Documental, bem como instituir a cultura da Gestão Documental nas organizações com vistas à assegurar a sustentabilidade a longo prazo das boas praticas de Gestão Documental no mundo corporativo se faz necessário fazer um alinhamento da "Gestão Documental" com os preceitos advindos da Governança Corporativa,
utilizando-se da "Transformação Digital", enquanto componente estratégico para abordar os projetos de gestão de documentos de nossos clientes.
Assim, a partir da nossa experiência, estamos cada vez mais convencidos de que conceber projetos de Gestão Documental a partir da abordagem da "Governança", é o caminho mais assertivo para que a sua implementação gere boas práticas sustentáveis a longo prazo, atendendo assim as constantes mudanças e complexidades provocadas pelos ambientes internos e externos das organizações.
Portanto, reinventar a Gestão Documental no mercado brasileiro, utilizando-se da abordagem da "Governança da Gestão Documental" é um diferencial da nossa marca no mercado.
A adoção dessa abordagem em nossos projetos, justifica-se pelo fato de constatarmos no mercado brasileiro, a implementação de muitos projetos de Gestão Documental dissociados das estratégias de "Governança", ocasionando assim no insucesso e na baixa performance de resultados estratégicos a médio e longo prazo desses projetos.
Contudo, abordar práticas sustentáveis a longo prazo para a implementação de projetos de "Governança da Gestão Documental" nas empresas, significa antes de tudo considerá-la como um subconjunto da Governança Corporativa, pois abordar esses projetos somente a partir da visão clássica da "Gestão Documental" já não mais atende a complexidade das demandas e necessidades reais das empresas.
Com isso há necessidade de utilizar-se de novas "abordagens e metodologias" para obter excelência, inovação e evolução contínua desses projetos. Na pratica é necessário a ampliação da própria visão dos princípios e métodos que norteiam a Gestão Documental, visando o (re)alinhamento de suas ações com os preceitos da "Governança", de modo a considerar nos projetos a incorporação de novos elementos para que contribuem significativamente para o desenvolvimento organizacional que conduza a perenidade dos negócios.
Com base em nossa experiência na implementação de projetos de Gestão Documental, comumente, constatamos alguns dos maiores problemas e obstáculos encontrados, são eles:
Projetos de Gestão Documental dissociados do planejamento estratégico e Governança;
Aquisição de soluções tecnológicas que não possuem aderência com os requisitos preconizados pela Gestão Documental;
Falta da participação e comprometimento da Alta Direção nos projetos;
Ausência da participação de recursos humanos especializados (Arquivistas e Bibliotecários) nos projetos de Gestão Documental.
Talvez um dos principais fatores que fragilizam os projetos de Gestão Documental no mercado brasileiro se diz respeito a ausência da adoção de planejamento estratégico para conceber e implementar a Gestão Documental para além de projetos. Na prática, a efetividade dos projetos de Gestão Documental, somente serão institucionalizados e sustentáveis a longo prazo, impactando positivamente na cultura organizacional das empresas, caso sejam abordados não somente enquanto "projetos", com início e término. Em outras palavras muitos desses projetos quando viabilizados privilegiam muito mais a etapa de "Execução", em detrimento da valoração das outras fases: concepção, planejamento e melhorias contínuas, justamente por estarem desvinculados de propósitos e objetivos estratégicos da "Governança". Isto é, a Gestão Documental necessita reivindicar um posicionamento estratégico no ambiente organizacional das empresas, ela não mais se sustenta apenas por viabilizar técnicas, métodos e procedimentos.
Outro fator inibidor da maioria dos projetos de Gestão Documental, diz respeito a aquisição de softwares que não atendem os requisitos arquivísticos. Com isso, quando implementados comprometem substancialmente a manutenção da autenticidade, identidade e integridade dos documentos a longo prazo. Na prática a adoção de soluções tecnologias dissociadas das reais necessidades e demandas do cenário de gestão de documentos da empresa, acabam comprometendo diretamente a performance, funcionalidades e continuidade sustentável a longo prazo dos softwares/sistemas para sustentar os processos de produção, organização, compartilhamento, armazenamento e acesso de documentos.
Já a ausência da participação e o envolvimento da Alta Direção nos projetos de Gestão Documental, acaba fragilizando a sua performance e resultados. Então é fundamental que a Alta Direção participe ativamente em todo o processo, ajudando na conscientização e orientação de todos na organização. Se a Alta Direção não participa, transformações efetivas não acontecem. Cabe a Alta Direção estabelecer um alinhamento da Gestão Documental com as estratégias de "Governança", e assim, estabelecer uma orientação robusta e verdadeira aos propósitos da organização.
Assim é altamente recomendável para início da implementação dos projetos de Gestão Documental orientar, treinar e conscientizar a Alta Direção, de modo a lembrar da decisão estratégica que levou a empresa à essa busca por implementar a Gestão Documental e por fim disseminar pela organização os fundamentos, políticas e procedimentos da Gestão Documental.
E por fim a ausência de profissionais especializados na liderança de projetos de Gestão Documental acabam comprometendo o emprego de métodos, procedimentos e técnicas arquivísticas. É importante ressaltar que muitas vezes esses profissionais não possuem uma visão 360º acerca das possibilidades de convergências da Gestão Documental com os requisitos advindos da Governança corporativa, tecnologia da informação, dados e segurança da informação.
Mas afinal, qual a diferença e complementaridade entre "Governança Documental" e "Gestão Documental"?
No mercado brasileiro de gestão de documentos, as empresas e até mesmo os profissionais ainda têm dúvidas sobre esses dois conceitos/abordagens: A Gestão Documental e a Governança Documental. Mas, apesar de se complementarem, elas não são iguais. Você saberia dizer qual é o papel atribuído a cada uma delas e quais as diferenças e complementaridades entre elas? Entenda:
Nossa definição de "Governança Documental", é compreendida enquanto macrovisão que tem por finalidade orientar "um conjunto transversal de diretrizes estratégicas, táticas e operacionais de modo a provocar sinergias interativas e relacionais entre pessoas, processos de negócios, soluções tecnológicas, fluxos de trabalho, documentos, dados e informações, ajudando assim as organizações corporativas alinharem os seus programas de Gestão Documental em conformidade com os 4 pilares que sustentam a Governança Corporativa: transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade de seus negócios".
Na prática a Governança Documental deve ser institucionalizada nas empresas como base para apoiar os quatro princípios da Governança Corporativa, citados anteriormente, pois são justamente os documentos produzidos, recebidos e acumulados pelas organizações que registram e atestam e sustentam os atos e fatos relacionados aos seus processos atividades.
Na prática significa, conceber, planejar, implementar nas empresas uma "Arquitetura de Governança Documental" a partir da elaboração de programas, projetos, redes, sistemas, políticas, procedimentos, etc para instituir a cultura da Governança Documental no ambiente organizacional das empresas, tendo como ponto de partida a adoção e aplicação de um conjunto de melhores práticas e padrões assumidos nacional e internacionalmente, com o objetivo de garantir controles e gerenciamento efetivos de documentos, dados, informação e conhecimento, de modo a ampliar e garantir a sustentabilidade, segurança e melhor performance dos negócios das empresas.
Em sua essência a aplicação da "Governança Documental" nas empresas tem como principal finalidade instituir e apoiar a transparência, confiabilidade, sustentabilidade e responsabilidade dos diversos atores internos e externos que interagem frente às organizações, criando uma cultura documental pautada na eficiência a partir da adoção de mecanismos de planejamento, implementação, avaliação e monitoramento das práticas de produção, organização, retenção, armazenamento, recuperação, acesso e uso de documentos, dados, informação e conhecimento alinhada com a visão estratégica da governança das empresas.
Em resumo, espera-se que a Governança Documental, quando institucionalizada, contribua para o desenvolvimento sócio-econômico sustentável, proporcionando melhorias constantes no desempenho e posicionamento estratégico das empresas. Por esse motivo e dentre outros que a Soluarq, elegeu essa abordagem para assegurar a sustentabilidade dos projetos de Gestão Documental de seus clientes, como também contribuir significativamente para influenciar positivamente a cultura organizacional das empresas.
Já a definição de "Gestão Documental", comumente praticada no mercado, faz referencia a aplicação da microvisão da gestão de documentos ao propor técnicas, procedimentos e métodos sistemáticos no gerenciamento dos documentos nas suas respectivas fases: produção; tramitação; acesso/uso; arquivamento, avaliação e sua destinação final (eliminação e/ou recolhimento).
Dentre as principais funções da Gestão Documental, destacam-se a fase em que se faz necessário reconhecer/diagnosticar o cenário das atividades de produção, organização, armazenamento, recuperação, preservação, acesso e uso de documentos. Para tal fim é proposto a elaboração de um "Diagnóstico Estratégico de Gestão Documental" que tem por finalidade diagnosticar, identificar e sistematizar o cenário de gestão de documentos da empresa. A sua elaboração é realizada a partir da coleta de dados com os produtores e consumidores de documentos, bem como da análise da massa documental acumulada. Seu objetivo é diagnosticar, identificar e sistematizar as falhas e oportunidades para proposição de melhorias contínuas do cenário de Governança Documental da empresa, contribuindo efetivamente para acelerar a transformação digital de seus processos documentais. Como resultado desse diagnóstico, obtêm-se a sistematização de um "Relatório de Diagnóstico Estratégico em Gestão Documental", onde são sistematizados informações acerca de alguns requisitos como por exemplo:
Qual é o Processo, Subprocesso e Atividade que gerou o documento;
Identificação da Espécie e Tipologia Documental;
Identificação dos sistemas/plataformas de negócios que geram, armazenam e compartilham documentos, sejam eles físicos ou natodigitais;
Identificação de documentos que necessitam apoiar processos críticos (compliance jurídica, normativa, regulatória, societária, tributária, trabalhista/previdenciária, etc);
Identificação do tipos de assinaturas aplicados aos documentos (manual e/ou digital/eletrônico);
Identificação dos suportes/formatos dos tipos documentais (físicos e natodigitais);
Identificação de documentos críticos que justificam a sua digitalização e inserção em fluxos de compartilhamento para subsidiar a tomada de decisões;
Identificação dos tipos documentais que contêm dados pessoais e sensíveis para atendimento da LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;
Mapa de acessos e restrições aos documentos;
Identificação de metadados/Indexadores de identificação e recuperação;
Formas de compartilhamento dos documentos;
Tempo de arquivamento, transferência e destinação final dos documentos.
Os produtos finais resultantes desse reconhecimento e mapeamento dos processos documentais, visam no desenvolvimento dos seguintes instrumentos de Gestão Documental:
Plano de Classificação de Documentos - PCD;
Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD;
Lista de Espécies e Tipologias Documentais;
Política e normativa de Governança Documental;
Política de preservação digital a longo prazo;
Plano de metadados para documentos arquivísticos.
O Plano de Classificação de Documentos - PCD consiste na estrutura utilizada para classificar todo e qualquer documento tradicional ou eletrônico produzido ou recebido pela empresa no exercício de suas atividades. Esta estrutura de classificação reflete a hierarquia funcional da empresa. O objetivo é identificar e recuperar o contexto de produção dos documentos, ou seja, qual foi o processo, subprocesso e a atividade específica exigiu a produção do documento, visando identificar o valor deste documento para a Instituição. Em resumo o PCD é uma lista que vincula os tipos documentais ao seu processo, subprocesso e atividade.
A Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD , é um dos principais instrumentos de Gestão Documental, já que cumpre a função de determinar:
Os prazos de arquivamento e guarda dos documentos no arquivo corrente operacional;
O prazo de arquivamento e guarda para o arquivo intermediário (transferência da custódia para a empresa de guarda) com base em legislação vigente;
Após o cumprimento de seus prazos prescricionais e precaucionais, os documentos são destinados para eliminação, guarda permanente e/ou digitalização;
E por fim a destinação final dos documentos que já cumpriram a prescrição legal, regulatório e precaução organizacional (eliminação; guarda permanente e/ou sua digitalização).
Na prática a TTD assegura a racionalização dos fluxos documentais nas suas fases (corrente, intermediária e permanente), bem como de sua acumulação ordenada. Por isso a TTD tem que compreendida como um documento normativo institucional para promover a confiança, segurança e transparência dos processos de organização, arquivamento, avaliação e descarte de documentos arquivísticos.
A Lista de Espécies e Tipologias Documentais tem por finalidade controlar a padronização da nomeação das espécies e tipologias documentais e contribuir para melhoria da performance da organização, recuperação, acesso rápido e preciso dos documentos.
A Política e Normativa de Governança Documental que tem por objetivo estabelecer um conjunto de procedimentos e operações técnicas para subsidiar as atividades de produção, tramitação, classificação, organização, arquivamento, avaliação, digitalização/conversão, eliminação/descarte seguro, preservação física/ digital, recuperação e acesso aos documentos nas fases corrente e intermediária e permanente.
A Política de preservação digital a longo prazo que tem como propósito a manutenção da integridade e fidedignidade dos documentos digitais de guarda a longo prazo e/ou permanente por meio de um conjunto de atividades técnicas e procedimentais para assegurar o acesso contínuo a longo prazo armazenados e acessíveis em Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq.
E por fim e não menos importante o Plano de Metadados de Documentos Arquivísticos, que diz respeito identificar para cada tipologia documental os metadados necessários para garantir a sua unívoca identificação e recuperação precisa quando necessário, como também metadados que assegurem a autenticidade (identidade e integridade) dos documentos arquivísticos no meio digital e/ou físico.
Para concluir constatamos que a Governança Corporativa está intrinsecamente ligada à Governança Documental. Entretanto a Governança Documental deve ser abordada como um programa organizacional e não como um projeto, se faz necessário posicioná-la e ajustá-la ao contexto de negócios frente às transformações tecnológicas, sociais, culturais, políticas, econômicas.
A Governança Corporativa diz respeito da manutenção da responsabilidade corporativa e zelo pela sustentabilidade a longo prazo de sua continuidade e perenidade, bem como orientar e ajustar estratégias para diminuir os possíveis conflitos de interesse entre partes envolvidas.
Já a Governança Documental trata da concepção de um macro programa organizacional que visa orientar e sustentar os aspectos procedimentais e metodológicos para assegurar os requisitos da Autenticidade - (identidade e integridade) dos documentos a partir da adoção de um conjunto de métodos, procedimentos e tecnologias para apoiar as atividade de produção; versionamento; assinaturas digitais; retenção; organização; captura/digitalização; armazenamento; preservação; segurança; compartilhamento, rastreabilidade/controle do fluxo, acessibilidade, usabilidade de documentos e auditabilidade/monitoramento para garantir conformidade e aderência às políticas legais, normativas e regulatórias das empresas.
