Por Marcelo Furtado, CEO da Convenia

O isolamento social instituído no país para frear a disseminação do novo coronavírus fez com que diversas empresas tivessem que adaptar suas rotinas ao formato home office. Com isso, muitos gestores corporativos estão dando uma atenção a mais para a segurança da informação e dos dados da organização. Isso porque os colaboradores geralmente levam o computador do escritório para casa a fim de desenvolver as atividades remotamente. Por isso, é imprescindível que a gestão estabeleça estratégias para manter a integridade e o sigilo dos dados do negócio.

Qual a importância da segurança da informação nas empresas?

É fundamental ter uma política específica que apresente as diretrizes do trabalho remoto de forma transparente para os colaboradores, assim como tomar cuidados para garantir a segurança da informação e dos dados empresariais.

Nesse sentido, a tecnologia é uma ferramenta utilizada para manter a integridade dos documentos, armazenar e compartilhar arquivos de maneira eficiente, impedindo perdas, extravio ou violação de sigilo. Assim, o uso da tecnologia, aliado a uma mudança na cultura e conscientização, possibilita que as atividades sejam realizadas rapidamente e com a devida segurança.

A gestão corporativa deve verificar se as medidas estão sendo tomadas, entendendo se os profissionais estão realmente se precavendo de possíveis ataques cibernéticos. O ideal é que a companhia disponibilize dispositivos com sistemas e programas de proteção já instalados, como antivírus e firewall. Tomando as devidas providências, é possível dar continuidade ao trabalho tranquilamente e sem nenhum risco para o negócio.

Quais são os cuidados que devem ser tomados ao trabalhar remotamente?

Os perigos existentes no ambiente virtual são variados e podem surgir de inúmeras formas. Qualquer tipo de ameaça pode representar roubo de informações confidenciais ou de dados sigilosos da empresa. Por isso, diante de um cenário no qual o trabalho remoto é uma necessidade, é fundamental tomar determinados cuidados para manter a segurança dos arquivos corporativos de forma adequada.

8 ações que o colaborador deve executar ao levar o PC do escritório para exercer suas funções em casa.

1. Seguir diretrizes empresariais

Naturalmente, a gestão deve guiar a equipe e implementar algumas diretrizes e bons hábitos básicos de segurança. Assim, com a definição e a organização das questões internas, os colaboradores ficam informados sobre como será a rotina e quais práticas de proteção serão adotadas pela empresa. Isso também é importante para entender como se comportar no ambiente virtual de acordo com as expectativas dos gestores.

2. Só utilizar softwares e aplicativos instalados pelo TI da empresa

Mesmo antes do home office, softwares e aplicativos de TI já eram parte importante do cotidiano organizacional das empresas. Isso porque as ferramentas permitem realizar operações no departamento financeiro, de logística, de RH, e de clientes e fornecedores, de maneira totalmente segura e ágil. Para que as atividades continuem ocorrendo a distância, os colaboradores devem se adaptar, utilizando apenas os programas instalados pelo setor de tecnologia da corporação.

3. Atualizar sistemas e softwares

Outro cuidado imprescindível é instalar apenas sistemas e softwares originais no computador e mantê-los sempre atualizados. Com frequência, os programas são atualizados pelos desenvolvedores para evitar riscos de vazamentos de dados ou possíveis brechas para hackers invadirem as informações corporativas. No entanto, é necessário ter bastante atenção no momento da atualização, verificando se a fonte de notificação é, de fato, confiável.

4. Realizar backup regularmente

Fazer o backup regularmente mantém o negócio protegido contra imprevistos. Por isso, é fundamental que a equipe tenha uma rotina de armazenamento de cópias de segurança dos dados. O mais indicado é contar com sistemas em nuvem que mantém um backup a cada alteração, o que garante maior eficiência e proteção no processo de compartilhamento.

5. Usar senhas fortes

O mais indicado é utilizar sempre senhas fortes e mecanismos de autenticação, garantindo segurança e impedindo que hackers acessem as contas da empresa. Também é importante evitar salvar as senhas automaticamente no computador e no navegador. O ideal é que, a cada acesso, a senha seja digitada, fazendo disso um hábito de proteção a mais para a manutenção da integridade dos dados.

6. Controlar o acesso aos sistemas corporativos

Outra dica fundamental é controlar ao máximo o acesso aos sistemas corporativos, sempre fazendo a ação por meio de uma conexão de rede segura. Portanto, é importante verificar se o roteador da casa está com as configurações atualizadas e com uma senha forte. A gestão ainda pode incentivar os colaboradores a utilizarem uma rede privada virtual (VPN), que garante a criptografia no momento de trocar as informações relativas ao negócio.

7. Não acessar links suspeitos

Caso o colaborador se depare com links suspeitos, o mais indicado é excluir a mensagem quanto antes e reportar o problema ao departamento de TI da empresa. Ataques cibernéticos, e-mails, entre outros tipos de ameaças ocorrem diariamente e representam riscos reais para a integridade e o sigilo dos dados corporativos. Por isso, é preciso ficar atento. Caso haja qualquer tipo de notificação estranha, o melhor é não acessar os links recebidos.

8. Instalar um bom antivírus

Os antivírus são softwares específicos para verificar se os dispositivos estão ou não contaminados e, ainda, se o sistema operacional está atualizado. Além disso, os antivírus realizam atualizações que corrigem problemas técnicos - responsáveis, muitas vezes, por causar vulnerabilidade nos computadores e na rede de internet. Portanto, ter um bom antivírus instalado é essencial para exercer as atividades em formato home office.

É preciso ter em mente que as medidas citadas são de extrema importância para manter a segurança da informação, uma vez que todos os cuidados garantirão uma maior proteção para a empresa. Com isso, os gestores podem ficar mais tranquilos, tendo a certeza de que os colaboradores cuidarão da melhor forma da integridade dos dados do negócio .