A área de Tecnologia Digital (TD) da Natura buscava no mercado uma empresa focada em outsourcing de impressão e, segundo contam Agenor Leão, vice-presidente de Tecnologia Digital da companhia, e Alan Amaral Lima, coordenador da área, não bastava atualizar o parque, ampliar os serviços e reduzir custos, pois isso é trivial, o benefício tinha que ser reconhecido desde o retorno de investimento até a redução de insumos.
O vice-presidente de TD destaca que a área atua diretamente no processo de negócio da companhia: “buscamos sempre parceiros dispostos a inovar e desenvolver soluções lado a lado com a Natura”. O projeto de terceirização de impressão, batizado de “Papyrus”, precisava acompanhar o crescimento da empresa.
Nesta esteira de atualização e renovação, veio a oportunidade de adotar soluções que pudessem controlar o consumo, reduzir custos, neutralizar e compensar as emissões de CO2, além de destinar insumos e equipamentos, após o término da sua vida útil, para serem descartados de maneira adequada, possibilitando sua reciclagem e, finalmente, um parceiro com disposição para atuar no âmbito social em conjunto com a companhia.
Depois de ampla pesquisa no mercado, a Natura chegou à NDDigital e à Servitécnica, que possuíam um combo de soluções que atendiam perfeitamente às aspirações da TD. De acordo com os executivos, as empresas atuaram de forma que superou as expectativas: “fomos atendidos com pontualidade, tanto do ponto de vista técnico, quanto comercial, e sem registro de incidentes no processo de implementação das soluções em todas as unidades regionais da Natura, que estão em diferentes Estados brasileiros, e nas duas centrais de distribuição”.
Mais do que redução de páginas
O projeto de outsourcing de impressão precisava ir além da redução de páginas impressas, de acordo com o vice-presidente de TD da companhia: “mais do que reduzir o consumo de CO2, por exemplo, precisávamos de soluções que contribuíssem para zerar o impacto de carbono”, conta. Este objetivo foi atendido através do programa NDD Green Carbon, gerenciado pela NDDigital, e, até maio deste ano, foram plantadas cerca de 1.500 árvores para contribuir com a neutralização de carbono.
Agenor Leão informa que todo o projeto da terceirização de impressão gerou um movimento interno de atitudes conscientes entre os colaboradores: “de nada valeria a tecnologia sem o engajamento das pessoas, e isso aconteceu de forma espontânea com a chegada das soluções da NDDigital alinhadas a uma comunicação direta e eficiente sobre o assunto, chamando a todos para fazerem parte do projeto”, destaca.
A Natura reduziu o consumo de materiais, bens e serviços, e deu adeus ao desperdício de páginas. Antes do projeto de outsourcing, eram perdidas cerca de 9 mil páginas por mês, mas, no primeiro ano de funcionamento das soluções, este número caiu 71% e, hoje, já foi reduzido em 81%.
Na área social, a capacitação dos fornecedores e a doação de equipamento de impressão para uma escola, foram ganhos essenciais.
Eficiência
Outros fatores positivos do projeto, citados por Agenor e Alan, foi o aumento da produtividade, melhoria do nível e qualidade do SLA (nível de acordo de serviço), mais eficiência com tecnologia de ponta certificada e reconhecida, atendimento em menor tempo (monitoração através do Global Partner), disponibilidade de recursos e serviços.
Além da implantação de um novo modelo de outsourcing, a solução promoveu acessibilidade, mobilidade, controle, segurança e, acima de tudo, a redução de custos, desperdício e geração de resíduos.
Segundo Adriano Machado da Silva, gerente de TI e Soluções da Servitécnica, a gestão do projeto, através do Global Partner da NDDigital, trouxe mais agilidade e transparência para o processo.
Cerca de 15 profissionais da NDDigital e da Servitécnica participaram do projeto, assim como dois da Natura, com apoio e integração das áreas de TD, jurídica, PMO, contratos, suprimentos, sustentabilidade, voluntariado, financeiro, RH, ouvidoria, gerência de espaços e comunicação.
Green Carbon
Criado pela NDDigital para agir diretamente na neutralização das ações poluentes provocadas pelo homem na natureza, o Programa prevê o plantio de árvores numa área de mais de 1.300 hectares em Lages/SC, administrada por uma equipe da empresa. O plantio pode ser acompanhado pelo site www.nddgreencarbon.com e os parceiros do projeto recebem o “Selo Verde”, que certifica e garante este plantio.
Números – O sucesso do projeto pode ser verificado, também, no número de páginas impressas, que em 2011 era de quase 900 mil por mês, e que, mesmo com o aumento de oito sites na Natura, caiu para 600 mil páginas impressas mensalmente, em 2012.
Infraestrutura de Tecnologia Digital – A Natura conta com uma rede composta por 25 sites, servidores em ambientes Windows, com 7.200 usuários no AD (Active Directory) e 4.500 máquinas em rede.
As Soluções
n-Releaser - A solução oferece vantagens operacionais para a redução de custos das organizações através da Impressão Inteligente, na qual o usuário não direciona mais a sua impressão a uma equipamento, mas para o n-Releaser e, somente no momento em que estiver em frente ao equipamento, poderá liberar a sua impressão diretamente no painel do equipamento. Isso ocorre através de meios seguros, como PIN integrado ao Active Director e crachás, proporcionando a empresa e usuários benefícios como: mobilidade; segurança na impressão sem necessidade de recursos específicos nas impressoras ou multifuncionais; redução do volume de impressão devido ao melhor uso pelos usuários.
Outras vantagens são a segurança e sigilo nas impressões e a inovação nos ambientes corporativos, principalmente na liberdade de escolha com segurança. Além disso, o n-Releaser tem funcionalidades para gestão de cotas de usuários, que podem visualizar a interface de liberação das informações referentes a sua cota. Também dá a possibilidade de uso em equipamentos sem painel, utilizando o n-Touch e leitores.
Global Partner – Solução focada para gerir a cadeia de suprimentos das empresas provedoras de outsourcing de impressão, possibilitando monitoramento online do status do suprimento, previsão de término, identificação de má utilização, solicitação automática e garantia de troca. Também proporciona o monitoramento automático dos acordos de disponibilidade, o gerenciamento de prioridades de atendimento, a personalização de alertas e indicadores administrativos através da gestão de equipamentos. Além disso, o Global Partner antecipa o fluxo de fechamento mensal, gerando relatórios por site, por modelo, por impressora, centro de custo e muito mais.
