Para atender as demandas crescentes e garantir qualidade nos serviços contratados, as empresas passaram a buscar cada vez mais fornecedores. O aumento na quantidade de parceiros dificulta o gerenciamento e controle de notas de pagamento e de serviços prestados, o que pode acabar gerando prejuízo.
Hoje, o grande desafio é lidar com essa multiplicidade sem perder documentos e prazos de pagamento. Com o objetivo de atender a essa demanda que a Simpress, fornecedora de outsourcing de impressão e gestão de documentos, desenvolveu uma solução de automação que abrange o processo de digitalização das notas fiscais de entrada, mesmo se elas estiverem em diferentes localidades. Além disso, a solução faz o processamento e armazenamento de notas fiscais eletrônicas de mercadorias e serviços.
A solução realiza a automatização das principais etapas do processo que exigem velocidade para que o pagamento de fornecedores ocorra em tempo hábil a fim de não haver cobrança de juros, além de garantir a organização da documentação mitigando riscos de multas em fiscalizações.
Por meio de ferramentas parametrizáveis o processo se inicia com a digitalização descentralizada das notas fiscais ou o recebimento das notas fiscais eletrônicas. A partir dessa etapa é feito o envio das imagens via web para o processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) das notas em papel e as validações automáticas das notas fiscais eletrônicas recebidas. Por fim, os índices obtidos no processo e as imagens são disponibilizados para os sistemas de gestão.
Além de eliminar custos com pagamentos de juros e multas por atraso, é possível reduzir os custos com mão de obra (menos inputs manuais), em função do OCR inteligente; diminuir o tempo médio de pagamentos e conseguir descontos na quitação dos valores; economizar com custos de malotes que passam a ter menor frequência de envio; melhorar a relação com os fornecedores e reduzir os custos do processo.
