As funções básicas dos scanners como a captura de textos em formulários ou manuscritos é atividade essencial de todos os equipamentos. Tendo em vista que captura é uma parte muito importante do mundo do Enterprise Content Management (ECM), principalmente, se a partir dessa entrada muitos documentos que não nasceram digitais tornam-se digitais, em diversos processos de negócio, esta é a primeira etapa para um sistema de gestão eletrônica de documentos, que otimizará o fluxo de processos dentro da empresa. 
[private] “Todas as empresas possuem sistemas de gestão e controle, que dependem de entrada de dados externos para funcionar. Esse é o início do processo de negócio. Muitos processos se iniciam a partir de um documento, seja físico ou eletrônico. As aplicações de Capture modernas colocam os scanners nesse ponto, pois esses processos já nascem na corporação em formato digital e são inseridos no workflow dessas companhias mais rapidamente”, explica Marcos Souza, gerente de vendas para Soluções e Software da Kofax do Brasil. Segundo Souza, no passado aplicativos de scanners eram voltados única e exclusivamente para o processo que denominamos “image-to-archive”. Processos de negócios já prontos e finalizados cuja documentação comprobatória precisava ser arquivada.
Alinhados com a estratégia do oferecer soluções completas e integradas os vários fabricantes voltam sua atenção para soluções em softwares especiais de imagens como parte de uma solução completa de Enterprise Content Management (ECM). Esses aplicativos podem ser integrados à sistemas de ERP, por exemplo, a fim de oferecer agilidade, segurança e eficácia a partir da entrada dos documentos.
“Além das integrações com sistemas, existe também a oferta da ferramenta de captura, o repositório de conteúdo, o motor de processos, o dashboard de acompanhamento em tempo real, as interfaces de integração, além de sistemas de gestão, que irão ajudar os usuários em seus processos”, esclarece Márcio Butuem, diretor de Consultoria de Vendas da Oracle do Brasil.
O uso dos softwares para scanners extrapolam as fronteiras da captura.“Isso se deve em muito pela maneira como as empresas fazem negócio, já que essas características mudam frequentemente, e os softwares devem acompanhar essa evolução”, diz José Roberto de Lazari da SML.
Uma dessas possibilidades que vem se apresentando com assiduidade é a possibilidade de se digitalizar documentos com qualidade de resolução, em uma interface Web, que vem de encontro à demanda por uma integração dos documentos e processos em ambientes de trabalho distribuído. Nesse tipo de solução as imagens dos documentos já digitalizadas podem chegar a qualquer parte do mundo rapidamente por meio de um servidor e podem ser utilizadas por departamentos distintos dentro das organizações, como base de sustentação à tomada de decisão. Este tipo de uso viabiliza o emprego de recursos para projetos como: Análise de Crédito, Centros de Serviços compartilhados e qualquer outro processo em que seja necessário integrar documentos que estão espalhados geograficamente.
Há de se ressaltar ainda que os diferentes tipos de sistema de captura irão determinar a escolha dos softwares pelas empresas. Nos Sistemas de Captura dedicados, que podem ser definidos como aqueles cuja finalidade específica é converter papéis em imagens digitais, ou seja, digitalização pura. ”Estes Sistemas controlam e exploram muito bem os recursos de scanners de produção; tem uma interface adequada para gerenciamento de lotes e monitoração de produção. Eles são voltados para converter grandes volumes de documento em imagens”, explica João Rotta, country manager da ABBY no Brasil.
Ricardo Campello da TIS, assinala que seja qual for o sistema, a captura inteligente de dados das informações recebidas é vital para o sucesso de qualquer organização. Informações críticas dos documentos necessitam de uma classificação e sua entrega muitas vezes envolve funcionários extremamente capacitados, dedicados à tarefas triviais.
Roberto Brant da Prodimage, observa também que a indústria oferece soluções de captura cuja tecnologia possibilita ao usuário melhorar a qualidade das imagens já existentes, sem a necessidade de redigitalizá-las. Além de incrementar o uso dos scanners para realizar a captura, essas soluções possibilitam a conversão dos documentos em imagens digitais de alta qualidade. “Com dessas funções, há possibilidade do usuário ter maior domínio sobre as imagens para usos específicos. O usuário poderá configurar suas preferências no tratamento, fazer digitalização e gerenciar as imagens por meio de funcionalidades que permitem novas inserções, exclusões, alterações, re-digitalização, impressão, controle de qualidade, indexação e exportação”.
Segundo Enrique Chauffaille da CNC, o processamento de imagem com tecnologia de escaneamento virtual, possibilita a restauração de uma imagem binarizada, por exemplo, com a possibilidade de retrabalhar a mesma. “A indexação de imagens por critérios definidos pelo usuário é outra características que os softwares podem integrar ao processo. Hoje é possível trabalhar com processamento multi-núcleo, que garanta a simultaneidade entre os trabalhos de digitalização e aumento da produtividade”, enfatiza.
Entre as características dos softwares para captura, que marcam o mercado é a capacidade de dar suporte a vários tipos de scanners de diferentes marcas, além da integração dessas ferramentas de scanners com outras plataformas de ECM de mercado, como EMC, IBM, Oracle, Microsoft entre outros grandes players.
Outra característica desse tipo de software é ter a funcionalidade de OCR, gerando o PDF pesquisável, além de fazer também também o reconhecimento de código de barras. “O uso destes aplicativos em conjunto com as soluções de Document Imaging e Enterprise Content Management permitem estruturar e gerenciar todo o conhecimento de uma organização”, reforça Chauffaille.
“Hoje os produtos oferecidos ao mercado compreendem desde ferramentas para desktops mono usuários/departamentais ou corporativas. Além de diferenciais utilizados em grandes volumes de entrada de papel que automatizam a identificação e classsificação do tipo do documento no momento da ingestão agilizando e automatizando a aplicação de templates para extração e indexação das imagens, permitindo flexibilidade de captura central ou distribuída”, explica Gilberto Lanzer Engenheiro de Sistemas da EMC.
Nelson Scarpin , diretor da Divisão Office da Xerox reforça a idéia das soluções integradas à plataformas de ECM. “O tratamento de imagens em documentos hoje está crescendo rapidamente em quase todas as empresas. A medida que mais usuários adotam soluções de digitalização e tratamento de imagens de documentos e não são especialistas em digitalização, as soluções simplificadas, são aquelas que mais ganham espaço, pois só requerem apontar e clicar e oferecendo imagens de alta qualidade, além da integração com outros aplicativos para encaminhamento das informações ”, avalia.
O foco em soluções e softwares tem ganho espaço entre as empresas fornecedoras de equipamentos. Segundo Scarpin, a tendência de oferecer soluções completas aos clientes no Brasil ainda é pequena em comparação as oferecidas nos Estados Unidos, mas há vertentes apontadas para unidades de business exclusivamente voltadas para esse tipo de oferta ao mercado cuja estimativa de crescimento é bastante grande.
Para Marcos Souza da Kofax, quando a informação é tratada na origem de forma digital, muitas reproduções, cópias, reimpressões serão evitadas, reduzindo custos e trazendo uma imagem extremamente sustentável para quem a utiliza. O mercado de Captura Transacional dispõe de estações de digitalização e até multifuncionais que estão popularizando a digitalização. Através de equipamentos que se assemelham aos equipamentos de uso cotidiano, profissionais,não especializados em digitalização, poderão iniciar seus processos digitais com o mínimo impacto no seu dia-a-dia.
Tendências
Como uma tendência identificada existe a possibilidade de desenvolvimento de ferramentas para tornar os scanners equipamentos independentes dentro das corporações, principalmente, diante de uma expectativa mundial de mercado que é a diminuição progressiva de consumo de papel.
“A demanda pela redução do consumo de papel já existe hoje e indícios que mostram que os scanners já tem um posicionamento garantido no futuro. O desenvolvimento de funcionalidades para aplicativos de gestão eletrônica de documentos, assim como os desafios apresentados pelo setor para soluções mais completas e muitas vezes específicas para determinadas aplicações, tendem a alavancar o uso dos documentos virtuais”, analisa Chauffaille.
Para José Roberto de Lazari hoje o mercado já possui produtos que atendem a essa expectativa, porém segundo ele, a integração de scanners de rede com camadas de software devem se intensificar ao longo dos anos. “A tendência, nesse caso, é a de levar para “dentro do equipamento” um software personalizado, que permita executar tarefas mais específicas que atendam às demandas de cada situação. Dessa forma, este produto composto de hardware e softwar deve agregar valor ao negócio do cliente e não se limitar a digitalizar adequadamente. Deve-se considerar que os documentos farão parte de processos mais complexos, serão utilizados como base para tomada de decisão e estarão contidos em diversos fluxos de negócios”, exemplifica.
Márcio Butuem faz uma reflexão sobre como o processo de gerenciamento de documentos eletrônicos torna muito mais ágil, flexível, seguro e barato os processos de negócios, se comparado com o processo manual que envolve papel, transporte, suprimentos, entre outros fatores. “Essa manipulação execessiva eleva tanto o custo do processo, quanto consome o tempo de tramitação dos documentos entre as diversas áreas, gerando uma quantidade de papel, ainda maior e muitas vezes, desnecessária”, diz
Para o executivo da Oracle, cada vez mais as empresas compartilham desta visão. “Isso torna o scanner um componente fundamental em um ambiente dinâmico de processos e que eventualmente levará ao chamado paperless office (escritório sem papel), que, além da economia, também está alinhada com a visão de verde e de sustentabilidade”, conclui Butuem.
“Vejo como tendência a possibilidade de captura automática com Reconhecimento Inteligente de Dados (IDR), Além é claro das aplicações que permitam classificação automática dos documentos, provendo controle total do fluxo de informações na empresa e dando destino correto a elas, baseadas no conteúdo dos documentos capturados”, acresenta Ricardo Campello da TIS.
Hoje entendemos que os scanners serão utilizados, cada vez mais, para agilizar a entrada de informação em um processo de negócio, a diferença aqui é precisamente a visão do scanner como mais uma forma de entrada de informação ao processo, mas não a única. Sem dúvida, há intenção de diminuir a impressão em papel, mas obviamente ainda há um longo caminho pela frente, muitos documentos dependem ainda de sua forma de representação em papel.
“Isso fica claro quando falamos de documentos do tipo RG, Carteira de Motorista, Certidão de Nascimento, Atestado de Óbito, Carteira de Vacinação e outros documentos neste formato. Será que eles tem uma vida curta? Muitos outros documentos que já possuem uma versão digital trazem muito mais benefícios do que restrições, estes sim podem e devem ser pensados em outra forma que não papel com o intuíto de melhorar o fluxo, a guarda e a recuperação destas informações” , finaliza Gilberto Lanzer da EMC. [/private]
