O atual cenário das organizações, públicas, privadas ou comunitárias, faz com que busquem mais agilidade, eficiência e também uma postura mais responsável perante a sociedade. Este momento está relacionado à busca pela sustentabilidade que requer o alinhamento entre os objetivos organizacionais e os do mercado. Diante disso, surgiram diversas propostas de mudança organizacional, entre as quais se destaca a gestão por processos. E essa tendência não é diferente nas instituições de ensino comunitárias, como no caso da Universidade de Santa Cruz do Sul.
[private] Adotamos uma para a modelagem dos processos, que compreende a identificação, mapeamento, análise e redesenho, que foi adaptada da metodologia criada pelo professor Tadeu Cruz e das práticas adotadas pela Assessoria de Desenvolvimento Organizacional (DO) desde 1994. Para desenho dos fluxogramas, foi adotada a notação BPMN - Business Process Modeling Notation. Essa metodologia foi batizada de Novo Olhar”, esclarece Simone Pradella, coordenadora da Assessoria de Desenvolvimento Organizacional da Unisc.
Nesse sentido, em 2006, visando atender à necessidade cada vez maior de flexibilidade nos processos, das demandas internas dos diferentes níveis de ensino, das integrações com os demais sistemas legados da instituição e ainda das diferentes legislações externas, a Unisc decidiu desenvolver um novo sistema que atendesse aos processos da dimensão de ensino da Associação Pró-Ensino em Santa Cruz do Sul, mantenedora da Unisc, do Centro de Educação Profissional, da Escola de Educação Básica Educar-se e do Hospital Santa Cruz. Contudo, durante o levantamento das necessidades para esse desenvolvimento, foram identificadas várias situações que não seriam sanadas apenas com essa proposição.
Diante da percepção desses problemas, foi constatada a necessidade de analisar os processos com a expectativa de melhorá-los antes do desenvolvimento do sistema. Como não era possível iniciar a análise e o redesenho de todos simultaneamente, foram priorizados para o ano de 2008/2009 um conjunto de 67 processos. As sugestões de melhoria apontadas, até então, totalizaram 216. Dessas 21 foram implantadas, 100 estão em implantação e 95 aguardam a etapa de redesenho.
“Como resultado da etapa de redesenho já podemos mencionar: a diminuição da visão fragmentada, onde vários processos transformaram-se em um único; a redução de 65% das atividades manuais para informatizadas em um único processo, o aumento de 38% das atividades informatizadas e o incremento de atividades automatizadas neste mesmo processo. Com isso, obteve-se a redução de custos, de retrabalho e consequentemente o aumento da produtividade. Além disso, para facilitar o gerenciamento de todos os documentos gerados pelos processos está sendo utilizado o software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental, sendo avaliados todos os documentos físicos ou lógicos”, explica a coordenadora do projeto.
Para redesenhar os processos, a coordenação não esqueceu das pessoas que os conduzem, por isso, analistas de desenvolvimento humano planejam e executam ações para minimizar os impactos causados nas pessoas em razão da mudança nos processos.
O projeto Novo Olhar busca contribuir não somente com a qualificação dos processos, mas também das pessoas responsáveis pelos processos. Por isso, é de fundamental importância a participação de todos os envolvidos nas etapas do ciclo da gestão por processos para que tenhamos o envolvimento e consequentemente o comprometimento de todos com as mudanças necessárias, obtendo-se com isso a entrega de valor, ou seja, aquilo que os clientes gostariam que acontecesse – o atendimento de suas expectativas. E, para dar suporte aos processos, está sendo desenvolvido o novo sistema de ensino totalmente aderente aos processos redesenhados. [/private]
