A Pague Menos, uma das principais redes de farmácias do Brasil, ganhou agilidade nos processos de gestão de informações com uma solução IBM e SAP. A organização tem sede em Fortaleza e emprega mais de 16 mil pessoas em mais de 580 lojas em todo o País. Crescendo cerca de 25% ao ano e tendo registrado receita de R$ 2,9 bilhões (US$ 1,5 bilhão) em 2011, a empresa pretende expandir ainda mais suas operações e vai lançar suas ações na Bolsa de Valores de São Paulo. Com o objetivo de centralizar a gestão do sistema de TI e habilitá-lo para atender às exigências regulatórias para lançamento de oferta pública inicial, a tecnologia proposta pela equipe de negócios globais da IBM – responsável pela implementação do projeto – reduziu em 75% o tempo usado para fechar a contabilidade mensal da empresa. 
O principal desafio do projeto consistia em habilitar a empresa para atender aos rigorosos meses de planejamento e auditoria financeira – partes do processo de abertura de capital na BOVESPA – da melhor forma possível. O departamento financeiro da rede, contudo, percebeu que havia vários programas rodando em diferentes sistemas operacionais. As informações desses sistemas precisavam ser integradas manualmente, baseadas em planilhas. Além de consumir muito tempo, a atividade estava muito sujeita a erros. Além disso, a empresa tinha preocupações com a integridade e segurança de seus dados financeiros, e também com o limitado controle de acesso por perfil de usuário aos sistemas existentes pela auditoria.
A Pague Menos então procurou a IBM para ajudar a avaliar possíveis soluções e, mais tarde, tornou-se um completo parceiro de implementação. "Sabíamos que a modernização de nossos sistemas financeiros seria uma tarefa enorme, e nós precisávamos de um parceiro com experiência e expertise para gerenciar o projeto com sucesso”, afirma Pedro Praxedes, diretor de Sistemas e Logística da Pague Menos. "Trabalhamos com a IBM no passado e ficamos muito satisfeitos com o nível do serviço que recebemos, por isso estávamos completamente convencidos de que estávamos fazendo a melhor escolha”, ressalta o executivo.
O time de consultoria da IBM recomendou a substituição dos sistemas legados com a solução SAP ERP centralizada, que inclui módulos para Contabilidade Financeira, Controladoria e Administração de Materiais. O escopo do projeto envolveu a sede da empresa e todas as farmácias da rede em todo o Brasil. A proposta da IBM consistiu em uma solução pré-configurada IBM Express, com base no software SAP Business All-in-One, seguida da implementação da IBM Express Methodology – que permite que diferentes elementos de trabalho sejam facilmente definidos e agrupados de forma flexível, acelerando a entrega do projeto.
Segundo Praxedes, a IBM Express Methodology permitiu a rápida implementação do padrão de aplicações SAP ERP que a rede Pague Menos precisava, além de proporcionar ao cliente flexibilidade para personalizar individualmente os elementos para suas próprias especificações. "Ao combinar a funcionalidade completa e padronizada de software SAP ERP, com melhorias personalizadas que abordam nossas necessidades únicas de negócios, a divisão de consultoria da IBM nos deu o melhor de dois mundos”, destaca o executivo, ressaltando ainda que, com os sistemas antigos, a empresa levava de 30 a 40 dias para fechar as contas financeiras de um único mês. Isso porque as informações necessárias ao relatório ficavam espalhadas em vários sistemas, e eram integradas e conciliadas manualmente. Por exemplo, o sistema de conciliação bancária não era integrado com a contabilidade, o que significava a realização de todos os pagamentos bancários manualmente. “Além de tudo isso, muitas vezes detectávamos inconsistências nos dados. Dessa forma, frequentemente dependíamos de mais horas de trabalho da equipe. Todo o sistema era muito pouco prático e sabíamos que de nenhuma maneira poderíamos continuar a operar daquele jeito se quiséssemos nos tornar uma empresa de capital aberto”, afirma.
Hoje, com a nova solução IBM e SAP, a Pague Menos consegue completar o processo de contabilidade mensal em menos de 10 dias, uma melhoria de quase 75%, e o cliente espera reduzir esse número ainda mais – para menos de cinco dias –, quando a equipe estiver totalmente familiarizada com a solução. O novo sistema é acessado atualmente por cerca de 60 usuários. “Temos assegurada a integridade de nosso processo financeiro e ficou muito mais simples avaliar, fiscalizar e fechar os saldos mensais. Estimamos ainda que nossa taxa de erro foi reduzida em aproximadamente 35%. Com a solução IBM e SAP, agora podemos cumprir os requisitos necessários e preparar o terreno para um IPO bem sucedido”, conclui o diretor Pedro Praxedes.
“Para a SAP é extremamente relevante participar de um projeto como o da Pague Menos e ajudar o cliente a melhorar os seus processos e a eficiência dos negócios”, afirma Sandra Vaz, vice-presidente de Ecossistema e Canais da SAP Brasil. ”O projeto com a IBM demonstra nosso relacionamento e proximidade com os parceiros e a importância dessa estratégia para o crescimento da empresa no Brasil, o que reforça nosso posicionamento no segmento de varejo”, diz.
