Automatização de processos e gerenciamento de documentos digitais permitem mais eficiência sem uso de papel

Com a constante evolução tecnológica, empresas de diferentes segmentos e tamanhos buscam incansavelmente soluções que as ajude a tornar suas rotinas de trabalho mais facilitadas, focando na produtividade de suas equipes e na economia de recursos materiais. Entre tantas opções de softwares e complexos sistemas de operações, destacam-se aqueles que conseguem apresentar ideias que permitem o armazenamento de documentos em meio digital com o objetivo de otimizar a pesquisa e guarda de informações, bem como ferramentas que, utilizando robôs de inteligência cognitiva, automatizam processos e tornam mais fluídos os fluxos de demandas internas e externas. Tamanhas inovações, no entanto, podem ter um custo elevado para empresas de pequeno e médio porte, além de representarem um desafio àquelas que não estão totalmente preparadas e abertas para grandes revoluções digitais.

Diante desse cenário, em 2015, a Osas foi criada trazendo a inovação disruptiva em seu DNA e, assim, busca oferecer produtos e serviços mais acessíveis em investimento e complexidade para empresas de diferentes perfis, que procuram adotar o conceito de escritório sem papel. Com as soluções Ellos Scan e Ellos ECM, utilizando tecnologias de reconhecimento automático de conteúdo (OCR, BCR, OMR, CMC7, entre outros) e RPA (sistema conta com robôs de processamento para eliminação de tarefas manuais e repetitivas), a Osas propicia a qualquer organização a possibilidade de automatização de seus processos de trabalho, além de obter o controle efetivo das informações armazenadas em nuvem.

O Ellos Scan é a ferramenta Osas para digitalização de documentos e extração de conteúdos de imagens. O software permite a captura da imagem de forma centralizada e/ou distribuída e faz o tratamento avançado, classificação e divisão de forma automática. Com a funcionalidade de indexação automática, é possível, entre outras atividades, fazer o preenchimento de formulários utilizando dados dos documentos digitalizados. Os arquivos são exportados em diferentes formatos e, além de pesquisáveis, podem ser assinados digitalmente.

Com módulo básico, para gestão eletrônica de documentos, e avançado, com workflow em padrões internacionais BMPN; o Ellos ECM é a solução Osas para controle e acompanhamento do ciclo de vida dos conteúdos empresariais no meio digital. “Criando fluxos de trabalho no Ellos ECM e tramitando os documentos digitais gerados via Ellos SCAN, é possível automatizar os atendimentos e demais processos das empresas. Tudo isso fica visível em gráficos e relatórios gerenciais, que permitem que os

executivos avaliem a produtividade das equipes e identifiquem pontos e causas de gargalos.”, explica Laércio Soares, diretor da empresa.

A empresa, que embora recente faz parte de um grupo empresarial composto por marcas estabelecidas no mercado e que oferecem múltiplas informações de análise de crédito e dados para prospecções e tomada de decisões, já conta com grandes nomes em sua carteira de clientes e encontra-se em franca expansão, celebra Soares: “O uso de papel e a falta de automatização tornam todos os processos muito demorados e burocráticos, por isso oferecemos ao mercado soluções que visam a real resolução dos problemas dos clientes, pois nossa equipe sabe exatamente onde nossos produtos podem atuar a fim de reduzir custos e trazer mais eficiência.”.

Dividindo negócios entre sua matriz administrativa em São Paulo e polo de desenvolvimento em Belo Horizonte, a Osas optou por ir além do modelo comercial convencional e oferece os produtos Ellos Scan e Ellos ECM também via canais de distribuição. “Nosso comercial atende aos clientes de grande porte, principalmente em São Paulo capital, mas, além disso, damos treinamentos aos multiplicadores que podem oferecer nossa marca nas regiões em que atuam, sempre com o suporte de implantação e uso dos nossos analistas”, diz o diretor.

Em 2018 o plano da empresa é ampliar seus investimentos em marketing e branding, através da reformulação de seus materiais de comunicação e associação à entidades de renome no mercado de tecnologia, e, otimista, a empresa já visa inclusive expansão internacional. “O mercado está recebendo muito bem as nossas soluções, que são simples de utilizar, têm um ótimo custo-benefício e promovem uma verdadeira transformação nas empresas. Estamos investindo cada vez mais no nosso reconhecimento de marca e estruturando o melhor modelo de negócio para nós e nossos parceiros. Acreditamos na abrangência dos produtos e sabemos que podemos criar uma rede de revendas em nível nacional e internacional, iniciando pela América do Sul e visando ir o mais longe que pudermos”, complementa o diretor.