O arquivo digital mudou a forma de armazenar, acessar e compartilhar informação.
Muitas organizações estão antenadas aos avanços da tecnologia, outras permanecem gerindo processos e documentos de forma analógica. Arquivos com gavetas cheias de papel, caixas e mais caixas enfileiradas ainda são um recurso bastante utilizado para guardar documentos físicos.
A manutenção do arquivo físico não só gera custos com espaço, mas deixa os processos mais morosos, com a perda de tempo na busca, por exemplo, de um contrato perdido nas prateleiras. Isso sem falar no risco de extravio de informações importantes e a perecibilidade do papel.
Por isso, digitalizar a documentação arquivada e passar a criar apenas documentos digitais, imprimindo só o necessário, não é só uma tendência, mas uma necessidade estratégica.
O processo de digitalização faz a captura de todos os documentos via scanner e os disponibiliza em uma base totalmente digital. Além de garantir segurança total da informação, o acesso aos arquivos é imediato, a partir da indexação dos documentos e buscas por palavras-chave, tipo de arquivo e até por trechos do conteúdo.
Esses são apenas alguns dos exemplos de uso do arquivo digital. Ainda não está convencido dos benefícios da digitalização de documentos? Então leia até o final.
O que é arquivo digital
O arquivo digital é a versão de documentos -imagens, textos – no ambiente digital. Com este formato de arquivamento, é possível ter mais controle, organização e compartilhamento facilitado, o que representa diversos benefícios para as empresas.
Quando falamos em transformação digital, o arquivo digital é um dos primeiros passos rumo à modernização da empresa. Isso porque a praticidade de acesso aos documentos agiliza os processos da organização, aumentando a produtividade.
Com a digitalização de documentos é possível reduzir em até 75% os custos com espaço físico, recursos, processos analógicos, armazenamento e tempo de busca.
No entanto, quando falamos sobre arquivo digital, não se trata apenas de documentos escaneados, mas da adoção de tecnologia para capturar documentos multicanal, o que inclui a extração automática de dados.
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5 vantagens do arquivo digital para empresas
Segundo reportagem publicada pela Forbes, no Brasil, para que a entrega de uma compra online seja realizada, é necessário a impressão média de até 16 documentos.
São muitos papéis exigidos em processos burocráticos e que causam impacto no ambiente. Além disso, oneram as empresas, tornam os processos mais demorados e sujeitos a riscos (perdas de documentos, por exemplo).
Com o arquivo digital, muitos recursos podem ser otimizados, com redução de custos e do impacto socioambiental.
Veja 5 vantagens em investir no arquivo digital:
- Qualidade da imagem dos documentos garantida, pois o digital não é perecível como o plástico ou o papel;
- Fácil acesso e compartilhamento da documentação, por meio de busca por palavra-chave, conteúdo dos documentos e documentos relacionados;
- Redução significativa da perda e extravio de informações, com arquivos salvos em nuvem e protegidos pelo acesso criptografado;
- Economia expressiva de gastos com impressão e cópias, visto que toda a documentação passa a ser disponibilizada digitalmente;
- Minimização do uso de espaço físico para armazenamento de papel.
Como organizar o arquivo digital de forma estratégica
Engana-se quem pensa que a organização de arquivos digitais é apenas separar a documentação por pasta. Para que seja efetivamente de fácil acesso, é preciso seguir etapas importantes.
Confira as etapas para organizar o arquivo digital da sua empresa:
- Colete e organize os arquivos físicos: essa primeira etapa deve ser realizada de acordo com os processos e demandas da empresa, ou seja, é preciso selecionar os arquivos que serão guardados na nuvem ou servidor. Além disso, o responsável deve categorizar os documentos por setores;
- Digitalize os documentos: esse é o momento de escanear arquivo por arquivo, criando cópias digitais. Garanta que o equipamento que realizará o processo esteja configurado adequadamente para uma digitalização com resolução apropriada e se os arquivos foram escaneados no padrão especificado;
- Indexe os arquivos digitais: comece a organizar os documentos de acordo com a data, assunto, índices, setores e grau de relevância, por exemplo. Essa etapa é importante para facilitar a busca dos arquivos posteriormente;
- Transfira os arquivos para a plataforma: nessa última etapa, a pessoa responsável deve disponibilizar os documentos na plataforma escolhida para a gestão e definir quem terá acesso a determinados conteúdos nesse ambiente.
Solução para arquivo digital
Uma plataforma de Content services ou ECM é a solução indicada para otimizar a administração de arquivos no ambiente digital.
Essa solução realiza a captura, o gerenciamento, o armazenamento, , a consulta e o compartilhamento de conteúdo e documentos do seu negócio.
Um software completo consegue identificar os dados do arquivo digitalizado e permitir que ele seja encontrado a partir de pesquisas internas na empresa, a partir da indexação dos documentos.
Além disso, a tecnologia precisa ser completamente segura, já que conta com informações confidenciais da organização.
O Ábaris é a solução completa para reduzir seus custos , aumentar a produtividade, minimizar o trabalho manual, diminuir o risco de erros e otimizar processos importantes para o negócio.
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Publicado originalmente em Stoque.
