Você já parou para pensar na quantidade de papel que sua empresa utiliza diariamente? E na dificuldade de encontrar um documento específico em meio a pilhas jogadas em uma sala ou esquecidas em prateleiras? Se sua organização enfrenta tais desafios, você precisa urgentemente aderir à digitalização de documentos.
As situações descritas acima podem ser extremamente prejudiciais para a gestão organizacional devido aos impactos que têm sobre a segurança da informação, o andamento das operações e os custos associados à manutenção e até mesmo ao dano de documentos.
Em meio a esse cenário caótico, soluções digitais vieram para revolucionar a forma como as organizações gerenciam dados corporativos, oferecendo recursos eficientes e inovadores.
Desse modo, vamos direto ao ponto. Ao longo deste artigo, exploraremos a digitalização de documentos, destacando a importância crescente dessa prática e os benefícios tangíveis que ela proporciona para empresas de todos os portes e segmentos. Acompanhe conosco até o final!
O básico da digitalização de documentos
A digitalização consiste no processo de converter documentos físicos em formatos digitais, como arquivos de texto, imagem ou PDF.
Para isso, são utilizados equipamentos específicos, como scanners, que capturam imagens dos papéis e as transformam em arquivos digitais, os quais podem ser facilmente acessados, armazenados e gerenciados. Dessa forma, presume-se que qualquer registro físico pode ser digitalizado.
No entanto, é importante não confundir o termo “digitalizado” com “digital". Enquanto o primeiro é a versão eletrônica de um documento físico que foi convertido para um formato digital por meio do processo de digitalização, o documento digital é criado originalmente em formato eletrônico, através de ferramentas de texto, planilhas, apresentações, entre outras.
A digitalização de documentos é realmente eficaz?
Mesmo com a introdução ao tema, é natural que você ainda tenha dúvidas sobre a real necessidade da digitalização de documentos. Afinal, pode parecer estranho concentrar todas as informações consideradas importantes para o seu negócio em um ambiente intangível, que não ocupa espaço físico.
O que fazer com as pastas destinadas para esses documentos? E quanto às salas exclusivamente reservadas para seu armazenamento? Não se preocupe, digitalizar um documento não significa eliminar os métodos tradicionais, e sim agregar valor a eles, de modo a prolongar a vida útil dos arquivos.
Mas claro, com o advento e o investimento contínuo em novas tecnologias, certamente a digitalização se afirmará como ferramenta indispensável. Inclusive, alguns documentos pessoais e comuns do nosso dia a dia, como a carteira de trabalho, já são majoritariamente emitidos em formato digital.
Agora, respondendo diretamente à pergunta: essa prática é realmente eficaz? De forma simples e direta, sim! Além acrescentar aos métodos antigos e prolongar a vida útil do arquivos, a digitalização proporciona uma série de outros benefícios, como:
- Redução de custos e sustentabilidade: minimiza o consumo de papel e tinta para impressora, contribuindo para a redução de custos e o impacto ambiental.
- Melhora do fluxo de trabalho: proporciona acesso rápido e fácil aos documentos, otimiza procedimentos internos, acelera a tomada de decisões, impulsiona a produtividade e melhora a comunicação com clientes e fornecedores.
- Proteção contra perdas e danos: dados digitalizados são armazenados em plataformas seguras, protegendo contra danos físicos, destruição e roubos. Aliado a isso, medidas de cibersegurança, como backups regulares e criptografia de dados, também são essenciais para a proteção dos ativos de informação.
Para saber mais sobre as vantagens proporcionadas pela digitalização, leia: “Benefícios da digitalização e gerenciamento de documentos para o seu negócio”
E quanto à validade dos documentos digitalizados?
Em primeira instância, os documentos digitalizados não têm a mesma validade legal que os arquivos físicos. Isso significa que, caso seja necessário utilizar esses registros em um processo judicial, por exemplo, será preciso tomar medidas adicionais para atestar sua autenticidade e validade.
Para tanto, você precisará fazer o uso da assinatura eletrônica, uma forma de identificação digital que garante a autenticidade e integridade de um documento conferindo-lhe validade legal. Tal validação é comprovada por meio do certificado digital emitido por uma autoridade certificadora reconhecida
Mas será que isso se aplica a todos os casos? Embora a lei de digitalização de documentos estabeleça a obrigatoriedade da assinatura eletrônica apenas em transações envolvendo o poder público, advogados e especialistas no assunto recomendam seu uso para todos os documentos digitalizados, independentemente de sua natureza.
Leia também: 8 vantagens da assinatura eletrônica para a sua empresa
Como fazer a digitalização de documentos?
Ao iniciar o processo de digitalização de documentos, é crucial adotar uma abordagem crítica para garantir eficiência e segurança. Aqui estão algumas etapas importantes a serem consideradas:
Organização
Antes de iniciar o processo, é recomendável organizar os documentos físicos por assuntos relacionados a um mesmo assunto. Isso facilitará a identificação e o agrupamento de registros durante a digitalização.
Por exemplo, contratos, faturas, recibos e correspondências devem ser agrupados separadamente, a fim de simplificar a operação e assegurar uma organização consistente nos arquivos digitais.
Armazenamento controlado
Adicionalmente, é crucial antecipar as etapas posteriores à digitalização. Portanto, já considere a configuração de permissões de acesso, garantindo que apenas funcionários autorizados possam acessar os documentos pertinentes às suas responsabilidades de trabalho.
Empresa especializada
Outro aspecto essencial ao planejar a digitalização de documentos, é recorrer aos serviços de uma empresa especializada nesse tipo de atividade. Uma organização com experiência no assunto oferece expertise, além de recursos necessários para uma operação eficiente e segura, garantindo a conformidade com regulamentações e padrões de segurança.
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Publicado Originalmente em Metrofile.
