Ao aplicar o BPM no setor de compras, a organização atinge altos níveis de eficiência nos processos operacionais e excelência na qualidade do atendimento.
BPM é a sigla para Business Process Management, uma disciplina empresarial que aplicada visa agilizar as operações e melhorar a eficiência dos processos de uma organização.
Partindo do princípio de que processos são a base fundamental de uma empresa, as ferramentas de BPM propõem que métodos, normas, estratégias, técnicas e demais procedimentos sejam sistematizados, otimizados e integrados.
Logo, a sua adoção facilita a execução de processos individuais e coletivos, simples e complexos de uma organização, priorizando a integração entre os setores, garantindo maior agilidade nos procedimentos e trazendo mais qualidade ao serviço.
Ficou interessado em saber como o BPM pode ser utilizado no setor de compras para otimizar os processos e melhorar os resultados da sua empresa? Continue a leitura e confira!
Os maiores desafios do setor de compras das empresas
Apesar da era digital e da globalização, a burocracia continua sendo um dos principais problemas no Brasil e na esfera empresarial ela é mais complexa.
Segundo dados do Índice de Burocracia na América Latina/2022, a burocracia segue como um dos maiores desafios do empreendedor brasileiro.
Segundo o documento:
- as micro e pequenas empresas gastam em média 180 milhões anuais com burocracia,
- para 57,7% dos entrevistados, o gerenciamento de operações é o principal desafio.
Especialmente falando do setor de compras, o excesso de burocracia não impacta apenas as micro e pequenas empresas e sim todo o setor empresarial.
Afinal, a complexidade dos processos internos e externos, na maioria das vezes, resulta em:
- dificuldade na tomada de decisões,
- dor de cabeça para os envolvidos,
- maiores custos para a empresa,
- dificuldade na gestão com os fornecedores,
- demora para concluir a operação comercial.
Compras emergenciais e especificações incorretas por parte dos solicitantes também são desafios comuns enfrentados no dia a dia do setor de compras, sem contar as falhas dos fornecedores.
Os benefícios do BPM nos processos de compras
A proposta do BPM é que todos os envolvidos nas diferentes etapas que envolvem o setor de compras sigam um fluxo padronizado de processos, garantindo mais facilidade, agilidade e qualidade nos diferentes procedimentos.
O BPM pode ser utilizado e oferece benefícios praticamente em todos os setores de uma empresa, mas, em especial no de compras, a gestão contará com:
Mapeamento e melhoria de todo o processo de compra: o BPM permite mapear e analisar amplamente os atuais processos de compras, identificando gargalos e falhas que devem ser melhorados, visando tornar toda a operação mais eficaz, rápida e qualitativa.
Automação de processos: a ferramenta possibilita a automatização de processos, padronizando os procedimentos e reduzindo a necessidade de mão de obra, da mesma forma que reduz os riscos de erros e refração, diminuindo custos operacionais.
Maior segurança e transparência: como a ferramenta permite uma visão completa de todo o processo de compras, a gestão e os envolvidos nas operações têm maior segurança e transparência desde o momento da solicitação até a entrega do produto.
Visão macro da empresa: ao utilizar o BPM o gestor tem uma visão ampla dos processos internos e externos que envolvem as jornadas de todo o setor de compras, uma vez que permite armazenar o status de cada pedido. Também integra os setores envolvidos, favorecendo tomadas de decisões mais seguras e assertivas.
Além disso, a ferramenta também possibilita melhor controle e acompanhamento dos processos, por meio de rastreamento.
Entenda como aplicar o BPM no setor de compras
Como já dissemos, o BPM pode ser utilizado em todas as etapas que envolvem a jornada do setor de compras, que vai desde o orçamento, solicitação inicial, acompanhamento até a entrega do produto ou serviço.
Para aplicá-lo, o primeiro passo é definir quais os objetivos da gestão com a adoção da ferramenta no setor de compras.
Feito isso, é preciso identificar os processos já existentes, destacando os pontos que devem ser melhorados para então redesenhar os planos de melhoria.
Por último, implementar a mudança e acompanhar os resultados, contando com as soluções da OSAS.
Publicado originalmente em OSAS.
