Um levantamento da Planet Partners, empresa expert no mercado em implementação de data room virtual para M&A e demais
operações corporativas, mostra que o processo de implantação de data room virtual é essencial para aumentar a produtividade na gestão e organização de documentos. Como exemplo, a empresa usa como referência alguns projetos, como um realizado para uma grande companhia de concessão e infraestrutura, no qual a implementação de um data room virtual analisou, digitalizou e organizou 25 unidades de negócios - reduzindo em até 85% o tempo de atendimento por operação.
Em outro projeto, desta vez para uma grande empresa de Telecom, a Planet Partners atuou na organização e digitalização dos documentos de 2.700 antenas de transmissão da companhia, entre eles documentos de locação dos sites, site books (documentação técnica) e a realização do redact (ocultar informações) dos locadores, totalizando o tratamento de mais de um milhão de páginas. "Toda a documentação física a ser organizada ficou em posse da Planet Partners que realizou um trabalho de filtragem e ocultação dos documentos que não foram autorizados em ser disponibilizados na operação. Com a organização dos documentos no data room, a empresa conseguiu aumentar a agilidade e a assertividade das operações na busca por documentos", explica Jorge Mira Planet, sócio-diretor executivo da Planet Partners.
O aumento da produtividade não é o único benefício conquistado com o data room virtual, utilizado, geralmente, como preparação da empresa para a realização de fusões e aquisições, captação de recursos, insolvência, reestruturação societária e joint ventures ou em processos de licitação. "Mais do que personalizar a organização dos documentos de acordo com as características de cada empresa a partir das melhores práticas de gestão de documentos, todo o processo de digitalização e padronização contribui para a redução de custos e o aumento da confiabilidade para gerir informações sigilosas, evitando, por exemplo, rumores internos", explica o executivo.
Segundo o especialista, com essa implementação, as empresas conseguem obter uma visão sistêmica e global de todo o ciclo da informação - o que, numa situação de venda de ativos ou fusão e aquisição, por exemplo, facilita a relação com todas as partes envolvidas no processo e agiliza o cumprimento dos prazos da negociação. "O data room pode, inclusive, aumentar o valor da ação da companhia, porque a organização gerada pelo data room virtual aumenta o nível de governança corporativa dela - o que é visto como positivo pelo mercado", garante.
De acordo com a auditoria PwC, com o momento econômico pelo qual passa o Brasil, as empresas devem recorrer aos processos de M&A como alternativa de sobrevivência à crise. "Os data rooms virtuais, portanto, apresentam-se como uma grande oportunidade de tornar essas organizações ainda mais flexíveis, produtivas, econômicas e, por isso, mais interessantes aos investidores", finaliza o sócio-diretor executivo da Planet Partners.
