A partir de um projeto denominado Be Connected, a Souza Cruz, empresa líder no mercado nacional de tabaco, está substituindo sistemas analógicos de telefonia por tecnologias de voz sobre IP. Com a integração, passa a atuar com soluções de última geração para, ao final do projeto, garantir alta performance nos processos de comunicação dos seus 2.800 funcionários e mobilidade aos executivos que atuam nos sites espalhados pelo Brasil. O processo de consultoria, análise e negociação das soluções, gestão dos seis fornecedores envolvidos, assim como toda a integração de tecnologias estão sendo realizadas pela Nap IT Network Solutions, empresa especializada em redes corporativas e integração de soluções em TI.

 

O Be Connected vai permitir comunicação gratuita entre os colaboradores da companhia, principalmente em ligações internacionais, que antes representavam até 30% do valor dos gastos com telefonia. Antes mesmo de chegar a esse projeto, a Nap IT realizou um Assessment no ambiente tecnológico da matriz da Souza Cruz, localizada no Rio de Janeiro, e identificou que os sistemas de telefonia eram híbridos - 70% analógico e 30% VOIP –, e estavam obsoletos e sem suporte para manutenção. O Assessment apresentou as necessidades de update de tecnologia e o detalhamento de um projeto de telefonia.

 

De acordo com o consultor de telecomunicações da Nap IT e gerente de implementação do Projeto Be Connected na Souza Cruz, Vagner Aguiar, uma das funções da Nap IT no projeto é utilizar o investimento do cliente da melhor maneira possível. “O Assessment é a ferramenta ideal para evitar desperdício ou falta de equipamentos durante uma integração, o que pode levar a compras de emergência, casos em que os preços ficam mais altos por falta de tempo para fazer cotação”, enfatiza o consultor.

 

A tecnologia - O projeto contou com a melhoria da infraestrutura de rede como base para integrar tecnologias como a solução de Gerenciamento de Comunicação Unificada versão 10.0, da Cisco. O projeto também contou com o Cisco VCS Expressway, para garantir a segurança do sistema de telefonia IP. Pela análise da Nap IT, 11 sites receberiam a solução de Comunicações Unificadas, e essa seria responsável por distribuir para mais 16 sites menores.

A versão 10.0 do Call Manager traz como diferencial a oferta de um canal privado, e seguro, entre os dispositivos de telefonia móvel dos colaboradores – como Android, iPad e iPhone, entre outros –, e a infraestrutura de Comunicações Unificadas da Souza Cruz, que poderão ter seu ramal direcionado para seu smartphone particular. Somada a essa integração, o projeto disponibiliza serviços de Voice Mail, Instant Messaging, Compartilhamento de Tela (via softphone), Vídeo Conferência (via soft e hardphone) pela rede local e pela internet (SIP), entre outras funcionalidades que facilitam a comunicação de voz e vídeo.

 

No escritório, o principal desafio de integração foi o dimensionamento de linhas analógicas, visto que foi necessário manter algumas para atender equipamentos de fax e ramais de serviços, como código de portas e sistemas de alarme. Além disso, houve a necessidade de reestruturar a rede sem fio (Wi-Fi) para fortalecer o sinal e prover conectividade aos aparelhos móveis dos colaboradores. Essa etapa foi superada com a análise e implantação de novos switches e access points.

 

Outro ponto que representou um desafio foi a aceitação dos usuários com a mudança de sistemas, que exigiu um change management e treinamento dos funcionários. Na prática, houve um projeto piloto para testar funcionalidades em um grupo formado por 30 profissionais de TI da matriz.

 

Videoconferência e mobilidade - As salas de videoconferência também receberam investimentos para inovação tecnológica. Para atender a demanda por mobilidade, as salas exigiram inovação com a aquisição de aparelhos telefônicos com câmeras de displays embutidos, permitindo o acesso via celulares.

 

Foram escolhidos sete modelos de aparelhos, totalizando 1,4 mil telefones, com previsão de ampliação para 2,5 mil até a conclusão do projeto, que hoje atende as unidades no Rio de Janeiro (Product Center e Global Leaf R&D) e o Porto Alegre (Centro Integrado de Distribuição). Ao todo, cerca de 7 mil pessoas, entre funcionários e profissionais terceirizados, serão beneficiadas pela tecnologia.

 

Benefícios – Um dos principais benefícios é a mobilidade e a conectividade que o sistema de comunicação unificada oferece. Ele permite que a Souza Cruz estabeleça uma reunião por vídeo utilizando diferentes plataformas. A empresa prevê o melhor retorno do investimento nas ligações internacionais, já que com a tecnologia elas têm custo zero e conta com o sistema de rota de menor custo, que transforma ligação DDD em custo de ligação local.

 

Para o gerente de TI para a área de Product Center e Global Leaf R&D da Souza Cruz, Matheus Ferreira, o projeto trouxe um grande diferencial na comunicação. “Fizemos questão de transformar um upgrade técnico, focado em economia de serviço, em uma iniciativa de atualização tecnológica de alto valor agregado para o colaborador. Ao demonstramos as capacidades das novas ferramentas, criamos mídias positivas espontâneas, melhorando ainda mais o processo de implementação. Esta migração pós-comunicação foi completamente silenciosa, dentro de um prazo agressivo, sem nenhum grave incidente e repleto de feedbacks positivos”, enfatiza Ferreira.

 

Operações unificadas na Américas – Com a implementação do Be Connected, o Brasil pode se tornar um hub mundial de telefonia da Souza Cruz, pois vai servir de modelo para os demais países por ter a tecnologia mais moderna em comunicação unificada. A ideia é que somente um fornecedor gerencie essa área, a fim de potencializar a redução de custo e a complexidade da tecnologias.