Por Eduardo Pires, diretor de produtos do segmento Jurídico da TOTVS
Nos últimos anos, um dos assuntos que tem ganhado cada vez mais atenção e importância no mundo corporativo é a segurança digital. Isto porque cuidar dos dados sensíveis é, e sempre será, algo fundamental para qualquer negócio - e no setor jurídico não é diferente. Com o avanço da adoção de tecnologia para digitalizar cada vez mais processos da operação de um escritório ou departamento jurídico, cresce também a necessidade de estar mais protegido de ameaças virtuais.
No segmento jurídico (assim como em qualquer outro), garantir a proteção cibernética não é mais um diferencial, mas sim uma obrigação. Com o alto volume de informações confidenciais e sensíveis que circulam neste meio diariamente, o investimento em segurança precisa ser uma prioridade. Neste sentido, uma das melhores alternativas para departamentos jurídicos e escritórios de advocacia é a migração de sua base de dados para armazenamento em nuvem. Esse movimento une ao mesmo tempo protocolos de segurança rígidos, facilidade de acesso e economia com infraestrutura.
1. Proteção a dados sensíveis
A segurança das informações que circulam em ações judiciais é imprescindível, e o armazenamento em nuvem garante protocolos internacionais mais robustos e uma proteção maior do que os servidores físicos. Além disso, o backup destes dados é feito com mais frequência e qualidade, evitando que informações importantes sejam perdidas. As informações ficam criptografadas e armazenadas em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
2. Acesso remoto
É muito comum o cotidiano dos profissionais do setor jurídico se dar fora do escritório, seja pelo trabalho remoto ou híbrido, pelo comparecimento em audiências, reuniões fora da empresa, viagens de negócios, entre outros motivos. Poder acessar as informações de qualquer lugar, inclusive a partir de dispositivos móveis, com sistemas que garantam a segurança e integridade da informação, traz um enorme ganho de produtividade e é um diferencial para tomar decisões com agilidade e a qualquer momento. Pode ser um fator crucial na hora de fechar um contrato, orientar de maneira ágil o cliente ou não perder prazos inegociáveis.
3. Centralização de informações
Um desafio comum da área jurídica é ter a certeza de que todos os documentos consultados e trabalhados estão 100% atualizados e com as informações mais corretas sobre cada caso. A nuvem é uma forma eficiente de minimizar ou até eliminar esse problema. É possível manter apenas uma versão de cada arquivo armazenada no sistema, de forma que todos visualizam e editam o mesmo documento. Com o armazenamento tradicional em servidores ou envios por e-mails, há mais riscos de se criar diferentes cópias entre a equipe, com possíveis inconsistências de informações. Em último caso, isso pode significar falhas com compliance, perda de prazos e documentos incompletos que prejudicam o andamento de cada ação para a empresa e seus clientes.
Além disso, com uma única versão de cada documento acessível de qualquer dispositivo, fica mais fácil encontrar os arquivos correspondentes a uma ação com a certeza de que se trata do documento correto e atualizado. Ganho de tempo e mitigação de riscos simultaneamente.
4. Controle de dados
Outro ponto positivo relacionado ao uso da computação em nuvem é o controle mais apurado sobre o acesso aos dados da empresa ou clientes. Justamente pelo fato de lidar diariamente com informações sensíveis, essa funcionalidade é fundamental para qualquer equipe jurídica. Além de toda a segurança dos dados, os sistemas em cloud permitem ao gestor definir quais usuários podem acessar cada documento ou quais partes do documento, com registro da ação de cada usuário. A gestão geral dos documentos é muito mais acurada e dinâmica.
5. Custo operacional
O armazenamento em nuvem dispensa o investimento em uma infraestrutura física de tecnologia, seja na aquisição de equipamentos robustos ou em sua manutenção. Não há, ainda, o mesmo nível de preocupação com compra, instalação, licenciamento e atualização de softwares. É tudo online e com custos mensais, o que também ajuda na previsão dos gastos da empresa. Tudo isso permite que se dedique mais tempo e verba para o core business do escritório ou do departamento jurídico.
Todos esses pontos somados com as tendências do mercado mostram que a adoção de cloud não é mais uma tendência para o futuro. De acordo com uma pesquisa global da consultoria em tecnologia ISG, os serviços em nuvem cresceram 450% durante a pandemia e devem aumentar em 20% em 2022. A hora de investir é agora. Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos não podem ignorar esse fato. É um caso que já transita em julgado.
