Por Alexandre Gomes*
Digitalizar uma página vai além de transformar um documento físico em digital. Por mais simples que possa parecer, é um dos processos mais complexos do mundo da informática. Um scanner, na verdade, é apenas um dispositivo simples que transforma documentos, papéis, cartões, e até pequenos objetos, em imagens digitais. A escolha do equipamento correto depende muito do que exatamente se deseja. Para isso, é preciso identificar pontos importantes.
Quando se fala em scanner, a primeira imagem que nos vem à cabeça é um vidro fino conectado à porta USB onde se coloca uma folha de papel para digitalizar uma folha com a maior resolução possível. Este é o aparelho mais indicado para trabalhar com textos e imagens, entretanto, quando falamos em digitalização de documentos fiscais, processos judiciais, reembolso de despesas, comprovantes de entrega, este não é o dispositivo correto.
Scanners corporativos normalmente não necessitam de vidro de exposição, a grande maioria das aplicações utiliza um alimentador de originais e softwares que transformam imagens em documentos editáveis. Outra preocupação é o tamanho em megabytes que o arquivo vai ter e a possibilidade de criar um documento com várias páginas, encontrar uma palavra específica, ou salvar o nome do arquivo com um campo de código de barras, número de processo, ou outro campo padrão.
Todo este processo parece complexo, mas os scanners corporativos normalmente vêm com botões de configuração, o usuário precisa apenas colocar os originais no alimentador. Não importa se o documento está invertido, se possui imagem no verso ou se está torto, pois o conjunto de softwares que acompanha estes dispositivos faz este trabalho para facilitar a vida do usuário.
Quando falamos em automação de processos, não podemos deixar de considerar processos que necessitam de assinaturas e aprovações e criam gargalos de agilidade dentro de uma empresa. Um formulário de reembolso de despesas, por exemplo, precisa ser anexado a comprovantes de pagamento, um formulário impresso e às assinaturas do requerente e do responsável pela aprovação.
Graças ao scanner e ao conjunto de softwares que o acompanham, ou vendidos separadamente o processo pode ser realizado automaticamente e com total controle. Os comprovantes são digitalizados dentro de um padrão customizado para a empresa, no qual o formulário é preenchido automaticamente e os responsáveis pela aprovação do documento são alertados por e-mail. Tudo realizado pelo próprio sistema, que encaminha a aprovação de forma automática ao departamento financeiro e faz o depósito de forma eletrônica, enquanto a documentação fica gravada na nuvem e disponível para consulta.
Agora imagine esse mesmo processo sem estrutura, quanto tempo, papel e mão de obra seriam gastos? Escolher o equipamento e o software mais adequado às necessidades da empresa significa economia em todos os sentidos.
*Alexandre Gomes é gerente de canais da Reis Office
