Por Roberto Gonçalves, CEO na eBox Digital S.A.
O setor de Recursos Humanos tem passado por diversas mudanças relacionadas à transformação digital. Para superar os impactos do cenário, muitas empresas se viram obrigadas a implantar um conjunto de soluções para preservar a segurança dos colaboradores e dos clientes, além de aumentar a produtividade dos colaboradores.
Com isso, novos padrões de trabalho, gestão e processos foram criados e incorporados, com a intenção de se adaptar ao trabalho remoto e à dinâmica mais ágil em razão dos avanços da tecnologia.
Sem dúvidas, conhecer a importância da tecnologia no RH, se manter atualizado e se adequar à nova realidade são aspectos fundamentais para o crescimento da empresa. Por esse motivo, é necessário adotar ferramentas tecnológicas para otimizar as operações, elevar o desempenho do capital humano e, consequentemente, obter bons resultados.
Neste artigo, explicaremos a importância de usar a tecnologia em recursos humanos para otimizar as atividades, destacando quais são as melhores opções de ferramentas que auxiliam o gestor do departamento.
Qual a importância do uso de ferramentas tecnológicas no RH?
Com a constante evolução do mercado corporativo e o surgimento de novas tecnologias, as organizações precisam se adaptar à transformação digital e buscar estar sempre à frente do mercado para obter vantagens competitivas. E o setor de RH não fica de fora!
Como o RH é o setor que valoriza o capital humano das organizações, focado em otimizar a forma como os processos são desenvolvidos internamente, o apoio da transformação digital possibilita uma maior eficiência e um melhor direcionamento em cada decisão. Por esse motivo, as rotinas do RH demandam o uso de ferramentas para auxiliar em todos os processos, facilitando a vida dos profissionais e desburocratizando o departamento.
Uma das principais vantagens da tecnologia em RH é possibilitar que a empresa tenha todos os processos centralizados em uma única plataforma. Isto é, desde funcionalidades comuns como folha de pagamento, benefícios e comissões, até controle e gestão de horários e ausências, por meio do relógio de ponto.
Além disso, é possível organizar e planejar todas as etapas de recrutamento e seleção e facilitar o acesso à comunicação. Isso permite analisar o monitoramento associado ao alcance dos objetivos, como também outras responsabilidades da gestão de pessoas.
Portanto, a automação desses processos não só economiza tempo e recursos para a empresa como também reduz as possibilidades de falhas, que podem ser evitadas mais facilmente. Portanto, ao adotar essas tecnologias e abandonar as tarefas manuais, a ideia é gerenciar talentos de maneira cada vez mais ágil e eficiente, atingindo níveis elevados de engajamento, retenção e produtividade.
Quais as melhores soluções para auxiliar o gestor de RH?
Antes de você conhecer as principais ferramentas que auxiliam os gestores, é importante destacar que a tecnologia no RH não deve ser usada sem critérios, apenas por ser uma tendência. Pelo contrário, é preciso fazer um diagnóstico interno, para entender quais são as necessidades do setor da empresa. Desse modo, é possível priorizar as soluções que mais beneficiarão a gestão de pessoas e a experiência dos colaboradores.
A seguir, confira algumas tendências da tecnologia em recursos humanos!
1. Big Data Analytics
O Big Data é um sistema que cria, armazena e faz análise de uma grande quantidade de dados coletados por meio da Internet. Eles podem ser usados a favor da empresa para melhorar os seus processos e descobrir falhas, uma vez que é possível identificar problemas em tempo real e agir imediatamente para corrigi-los.
No RH, a cultura de dados permite mensurar a atuação dos talentos por meio de informações objetivas, cientificamente comprovadas e assertivas ao negócio. Assim, os gestores podem tomar decisões mais precisas e assumir um papel estratégico na empresa, principalmente por conseguir extrair insights importantes que colocam a empresa na frente da concorrência.
2. Gamificação
A gamificação é um tipo de tecnologia que usa estratégias de jogos digitais para atividades diferentes. Na prática, ela usa elementos de jogos para envolver, motivar e engajar os participantes para desenvolverem determinadas ações.
Seu uso no RH é fundamental para motivar os colaboradores e melhorar os resultados de uma empresa, promovendo um maior envolvimento nos processos e fazendo com que o profissional dê o melhor de si. Portanto, investir nessa ferramenta contínua é essencial para aumentar a produtividade da empresa e elevar o clima organizacional.
3. Inteligência Artificial
A Inteligência Artificial (IA) revoluciona a tecnologia em RH. Afinal, diversas ferramentas auxiliam o setor na automatização dos processos, encontrando padrões e, assim, gerando resultados satisfatórios para a empresa.
De modo geral, a inteligência artificial ajuda a cruzar os dados do padrão de comportamento dos colaboradores, ajudando a fazer análises importantes para a eficiência dos processos de RH, sobretudo no processo de recrutamento e seleção. Isso otimiza diversos processos do setor e aumenta a confiança nas informações, graças à exatidão que proporciona.
4. Cloud computing
Um dos locais mais práticos e seguros para arquivar dados pessoais e informações sigilosas da empresa é a nuvem. Também conhecida como cloud computing, a computação em nuvem é um processo que usa a capacidade de armazenamento dos computadores, a memória e os servidores ligados por meio da Internet.
As vantagens de usar esses sistemas nos recursos humanos são a redução de custos, a integração entre as ferramentas da empresa e o aperfeiçoamento da gestão dos dados e dos processos do RH. Quando feito da forma correta, a computação em nuvem pode ser mais segura que outros tipos de provedores, como o pessoal.
5. Mapeamento de perfil comportamental
Fazer o gerenciamento por meio do comportamento é saber encontrar o perfil de desempenho de cada colaborador, conhecendo o que é ou não valor para eles. Assim, os gestores conseguem desenvolver um trabalho de posicionamento e engenharia de cargo ideal com cada um dos membros da equipe, a partir das competências comportamentais.
Nesse caso, usa-se um sistema que fazer um mapeamento do perfil comportamental de todos os profissionais. Assim, é possível reduzir a rotatividade dentro da companhia e direcionar os colaboradores para a função que melhor se alinha ao perfil. Além disso, as práticas deixam o ambiente de trabalho mais amigável, com um clima agradável para todos.
6. Avaliação de desempenho em tempo real
À medida que as empresas inovam e se atualizam, as avaliações de desempenho se tornam obsoletas. Por isso, as tecnologias em RH permitem a adoção de um sistema de revisões frequentes, criando um ciclo de estabelecimento de expectativas e feedback.
Existem ferramentas que possibilitam o armazenamento de informações sobre a performance de cada membro, para promover avaliações de desempenho. Essa ação é essencial para a empresa, pois faz com que os profissionais se sobressaiam e melhorarem seus resultados.
7. E-learning
No atual ambiente corporativo, o treinamento tem sido uma prática obrigatória para a evolução e o desenvolvimento dos profissionais. Nesse caso, uma boa forma de investir na capacitação é adotar o e-learning — uma estratégia que usa recursos e funcionalidades oferecidas por uma plataforma virtual de ensino.
Com essa modalidade, é possível estimular os colaboradores a aprender sobre diferentes assuntos e desenvolver habilidades, assim como mantê-los atualizados com conhecimentos profissionais e pessoais. Assim, é possível monitorar os colaboradores e fazer levantamentos para avaliar perfis, comportamentos e engajamento na conclusão dos módulos e das atividades propostas.
8. Teletrabalho/Home Office
Como essas novas tendências modificaram o ambiente empresarial, muitos colaboradores deixaram os escritórios e começaram a trabalhar em casa. Embora o teletrabalho tenha sido implementado sobretudo devido à pandemia de Covid-19, tudo indica que a tendência veio para ficar.
Por esse motivo, o uso de tecnologias de informação e de comunicação são imprescindíveis nesse caso, e são desenvolvidas para facilitar a realização das operações da empresa e das reuniões de forma remota. Além de permitir uma boa comunicação entre os membros da equipe, possibilitando o acompanhamento de projetos, mesmo que de longe.
9. Admissão digital
A admissão digital é mais um dos grandes insights do avanço da tecnologia para o setor de RH. O processo consiste em usar a tecnologia como ferramenta para contratar novos colaboradores, com o intuito de facilitar o dia a dia das contratações e ser mais estratégico, fazendo com que o setor gaste menos tempo com o trabalho manual e se dedique mais às pessoas.
Esse processo lida com a contratação do candidato, reunindo seus documentos por meio de um software que realiza a captura dessas informações e repassa ao RH. Com isso, é possível ganhar tempo e agilidade no envio de documentos — que antes, pelo método tradicional de entregas de documentos físicos, xerox e assinaturas, demorava até 7 dias, mas, com a admissão digital, pode durar apenas 30 minutos.
10. Automatização com assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é uma forma simples e segura de assinar documentos online com validade jurídica, sem a necessidade de certificado digital. Ou seja, é semelhante à assinatura no papel, mas feita em meio eletrônico.
Para o RH, a modalidade é uma forma de reduzir s processos burocráticos e agilizar envios e solicitações do setor, além de oferecer segurança e confiabilidade, uma vez que precisa ser validada judicialmente. Sendo assim, com apenas um clique, os colaboradores podem fazer a transação de documentos e autenticar informações.
Como se dá o processo de implementação dessas tecnologias?
Antes de iniciar o processo de implementação da tecnologia na sua empresa, você precisa primeiramente identificar as necessidades e as particularidades do negócio, para mapear os processos e encontrar ferramentas que podem auxiliar no alcance dos objetivos da empresa.
Outro aspecto importante é que a incorporação das tecnologias deve ser feita gradualmente, para que toda a equipe esteja envolvida e ciente das inovações. O ideal é oferecer suporte aos colaboradores por meio de capacitação, a fim de que se adaptem.
Assim, a tecnologia em recursos humanos pode se tornar cada vez mais produtiva e eficiente, uma vez que as ferramentas possibilitam agilidade e qualidade. Para isso, você pode contar com o auxílio de empresas especializadas, como a eBox Digital, que oferece soluções inovadores para a gestão de recursos humanos, otimizando o arquivamento e o armazenamento de seus documentos.
Se você precisa investir em tecnologia, conheça as soluções de gestão de RH da eBox Digital agora mesmo!
Publicado originalmente em eBox Digital
