Por Por Marcelo Carreira, diretor de marketing da Access

A pandemia global mudou completamente a maneira de como a maioria das empresas realizam suas operações. O trabalho remoto tornou-se da noite para o dia um novo paradigma e todos tiveram que descobrir como continuar fazendo seu trabalho. Para empresas que dependem fortemente de documentos em papel, essa mudança causou um desafio logístico. Essa nova realidade impactou principalmente os escritórios de advocacia, que estão enfrentando os desafios da transformação digital.

O trabalho remoto acelerou a substituição de documentos impressos em papel por processos digitais. Até recentemente, essa mudança foi uma jornada longa e lenta, embora os benefícios sejam óbvios, como o acesso mais rápido às informações, formato mais seguro e confiável. Porém, os custos, recursos e gerenciamento de mudanças necessários são algumas das dificuldades enfrentadas pelos profissionais.

Os escritórios de advocacia não foram construídos para serem inovadores

Os escritórios de advocacia são um negócio intensivo em documentos. Seu trabalho gera um grande volume de registros oficiais, como contratos, acordos, peças processuais, autos, testamentos e atas, entre inúmeros outros exemplos. O volume de conteúdo criado e a possibilidade de trabalhar os casos de forma colaborativa significa que os escritórios de advocacia podem se beneficiar muito com uma iniciativa de transformação digital.

Mesmo assim, os escritórios de advocacia costumam ser os mais resistentes a mudanças. Parte disso é a natureza da profissão, os advogados olham para trás para constituir precedentes. O papel é um formato instituído que garante a conformidade com os padrões de confidencialidade e ética do cliente. Uma solução digital precisa ser examinada minuciosamente para garantir que atenda aos códigos de responsabilidade profissional que regem a ética do advogado.

Os advogados tendem ainda a acumular arquivos, controlar o acesso, desconfiar da tecnologia e querem manter seus documentos em mãos para proteger a confidencialidade do cliente. O risco de aderir aos padrões de ética combinado com recursos fiscais agrupados fizeram com que muitos escritórios de advocacia atrasassem em inovação e automação.

É hora de digitalizar as operações jurídicas

Enquanto isso, a pressão para operar com mais eficiência aumenta. Os tribunais estão buscando reduzir custos e se tornarem mais eficientes, eliminando o papel e desenvolvendo procedimentos de arquivamento eletrônico. Isso criou uma dinâmica de adoção lenta e desigual nos escritórios de advocacia. Os advogados que adotaram a tecnologia cedo estão gradualmente impulsionando a inovação, enquanto os parceiros resistentes à tecnologia insistem em manter práticas antigas e lutam contra o financiamento dos investimentos necessários.

A pandemia de repente fez com que esse processo de digitalização e automação fossem rapidamente implementadas, principalmente nos ambientes onde a economia de custos pode ser demonstrada. Como uma dinâmica interessante, embora os advogados tenham fugido do escritório, as empresas enfrentaram o medo antigo de que a produtividade diminuiria e as horas faturáveis​​que geram sua receita diminuiriam. Porém, esse cenário ofereceu um teste em massa dessa teoria e os resultados mostram que a produtividade não foi impactada nas organizações capacitadas com tecnologia.

Digitalizar as operações jurídicas será uma tendência agora, sem contar que à medida que o fluxo de trabalho se torna digital, o papel será eliminado, uma vez que os documentos e registros estão sendo digitalizados e entregues eletronicamente.