Sabe aquele canto escuro de uma empresa, onde ninguém quer entrar nem mexer? É provavelmente lá que você vai encontrar o arquivo. Pior ainda quando o espaço está cheio de mofo, poeira, sofre com infiltrações e recebe fumaça de veículos. No dia a dia, boa parte das organizações não destina o espaço correto para guardar os documentos, que são um ativo muito importante de qualquer negócio.

Essa falta de cuidado é a causa de problemas comuns, como a perda e a danificação, muitas vezes completa e irreversível, de documentos essenciais para a empresa. Nunca é demais lembrar que os documentos contam a história de um negócio, desde sua fundação, passando por produtos e serviços oferecidos, contratação e demissão de funcionários, etc. Muitos papéis contêm informações sigilosas, confirmações de pagamentos e comprovantes de processos de trabalho.

A falta de documentos fundamentais pode prejudicar muito uma empresa. Em alguns casos, as multas pela falta de apresentação desses papéis são altas a ponto de prejudicar o fluxo de caixa. Por isso, veja algumas dicas para manter seu arquivo saudável e a sua empresa bem longe da UTI:

Escolha um local adequado: o arquivo é um ativo importante em sua empresa. Precisa de um espaço limpo, livre de umidade, longe de fumaça de veículos, sem exposição exagerada à luz e ao calor. Do contrário, os documentos podem se deteriorar. Procure reservar uma área com espaço suficiente e que atenda a esses requisitos.

Tenha disciplina: a partir do momento que os arquivos estiverem organizados, mantenha um processo de manutenção constante da guarda dos documentos pelo prazo determinado e realize o descarte correto quando esse período expirar. Assim o arquivo estará sempre em dia, organizado e sem ocupar espaço desnecessário.

Treine sua equipe: todos os funcionários devem saber qual é o procedimento para o arquivo de documentos e informações utilizado e aprovado pela empresa. O treinamento é fundamental para evitar retrabalho e armazenamento incorreto.