As inovações nas estratégias de Gestão da Informação Empresarial incorporam todas as tecnologias de ECM (Enterprise Content Management) e seus componentes principais, mecanismos de captura, classificação, verificação, indexação e API’s para integração às aplicações de negócio.
O ECM está se tornando cada dia mais transparente e as soluções passam mais a ser vistas como EIM (Enterprise Information Management).
Isto também significa que daqui para a frente as aplicações de ECM devem obrigatoriamente suportar métodos para organizar, gerenciar e tornar utilizáveis todas as informações na automação dos processos de negócio.
O conjunto de tecnologias de ECM ainda é a espinha dorsal no processamento da onda crescente da informação mas deve ser invisível para o usuário (ou quase) sob pena de ter baixa adoção a medida em que apresente complexidade de utilização.
Os usuários simplesmente querem ter suas informações, não querem dispender esforços armazenando e classificando conteúdo.
Algumas aplicações empresariais padrão tais como ERP, CRM, PLM (Product Lifecycle Management), BI, dentre outras estão incorporadas com recursos básicos de ECM, algumas muito bem desenhadas, só que apresentam alguns inconvenientes, limitações e deixam lacunas sendo as principais:
- Geram vários silos de informação de forma isolada, normalmente difíceis de integrar ao conjunto das outras aplicações já instaladas;
- Acesso limitado nos processos pois tratam o conteúdo e a informação apenas de acordo com a estrutura que determina sua finalidade;
- Custos elevados para realizar todas as integrações;
- Mudanças nos processos, especialmente workflows, geram dependência de serviços profissionais do fabricante de cada aplicação, incidindo em custos;
- Necessidade do usuário em recorrer a vários interfaces gerando complexidades e consequente baixa adoção e geração de atalhos no processo que podem comprometer o compliance;
A escolha feliz de uma solução de ECM/EIM atende pelo menos aos seguintes requisitos:
- Repositório único, todo o conteúdo está em um mesmo lugar tratado pelo que é;
- Flexibilidade e mobilidade para trabalhar cloud ou on-premise, web ou mobile;
- Recursos de BPM e Workflow incorporados e flexíveis para redesenho dos fluxos sempre que demandado;
- Funcionalidades para automação dos processos eliminando etapas manuais ou repetitivas;
- Mecanismos simples de integração não-invasiva com as aplicações de negócio;
A Gestão da Informação Empresarial(EIM) é portanto uma nova onda e um grande desafio, especialmente porque é um ciclo crescente e só terá sucesso quem tiver o olhar na sustentabilidade e buscar soluções visionárias e escaláveis. Esse tema também compele a uma revisão no significado da palavra “empresa” em constante mudança no contexto atual da informação.
